ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 115
vijesnih pomagala DAPA-c. U kontekstu spomenutih poslova koji se odnose na reodređivanje vrste obavijesnih pomagala naslalih nakon 2002. godine, odnosno nakon što je u DAPA-i započela primjena norme ISAD(G) i nakon donošenja Pravilnika o evidencijama u arhivima na nacionalnoj razini, posebno treba istaknuti da bi određivanje vrste obavijesnog pomagala trebalo biti prvi korak u izradi obavijesnog pomagala, te da bi izbor vrste obavijesnog pomagala a priori trebao biti planiran te proizaći iz analize stručnih potreba i procjena vezanih uz ekonomično upravljanje stručnim poslovima obrade arhivskog gradiva, 35 a sukladno normativnom okruženju te općim pravilima struke. Samim time, atribuiranje vrste obavijesnog pomagala unutar uređenog sustava ne bi smjelo biti izvršeno a posteriori na već izrađenom primjerku te stoga nikako ne bi smjelo biti posljedica vrednovanja. Utvrdili smo kako kriteriji za odabir vrste obavijesnih pomagala u pojedinim slučajevima nisu uspostavljeni s obzirom na ekonomično upravljanje stručnim poslovima razini arhiva, procjenu stručnih kompetencija izrađivača i procjenu informacijskih potreba za određenom vrstom pomagala, već je, u određenom razdoblju nakon 2002. godine, nekritički prevladao stav kako se će se za gradivo svih fondova u sređivanju izraditi sumarni inventari. Moguće je samo pretpostaviti daje u korijenu stava koji se potom po inerciji zadobio težinu stručne odluke ležao neprikladan kriterij vrednovanja prema kojem je sumarni inventar »bolja vrsta« od arhivskog popisa, a veći broj sumarnih inventara govori više o tome koliko smo stručni«. Posljedično, neprikladni kriteriji vrednovanja i neprimjeren predmet vrednovanja (usporedba informacijski i strukturno različitih vrsta obavijesnih pomagala samih po sebi) kroz dulje vremensko razdoblje su se odrazili na kvalitetu obavijesnih pomagala. Ukupni učinci ovakvog pristupa postali su vidljivi i kroz loše rezultate vrednovanja kvalitete inventara, a proces vrednovanja natjerao nas je da se zapitamo: Sto je kvalitetnije: dobar arhivski popis ili obavijesno pomagalo koje želi biti sumarni inventar (a ne može), i koje se predstavlja kao sumarni inventar (a to nije), pri čemu je neprikladnom strukturom prikrilo dio informacija? Budući da smo se nekim primjerima obavijesnih pomagala istog fonda uvjerili kako je moguće da se, primjerice, dobar arhivski popis preradom pretvori u loš sumarni inventar, dodatno smo se zapitali: Sadrže li u nekim slučajevima popisi gradiva neprobranog arhivističkim postupcima izvršenim na temelju neprikladno postavljenih kriterija, nažalost, više informacija korisnih korisnicima od arhivističkih obavijesnih pomagala? Dodatno, kako bismo dokinuli mogućnost da vrednovanje dugoročno zahvati postupke koji bi morali proizići iz planiranja te postigli da planom odabrana vrsta doista generira sadržajne i strukturne osobine pojedinog obavijesnog pomagala, u sklopu poslova specificiranja oblika i sadržaja identifikacijskih podataka o obavijesnim pomagalima, određen je zahtjev navođenja isključivo normiranog oblika naziva vrste obavijesnog pomagala, sukladno normativnom okviru i stručnim preporukama te minimalni uvjeti koje pojedinačna obavijesna pomagala trebaju formalno i sadržajno zadovoljiti s obzirom na vrstu. Primjerice, analiza arhivskih popisa recentne izrade bez iznimke je potvrdila tek djelomično poštivanje normativnih odredbi koje se odnose na arhivske popise. Naime, tek iznimno su u arhivskom popisu uz podatke Pravilnik o evidencijama u arhivima u čl. 22. st. 3. navodi kako odabir vrste obavijesnog pomagala ovisi i o procjeni potrebe za određenim pomagalom.
