ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 114

Istodobno, s početkom izrade dosjea fondova pri Odjelu za dokumentacijskoinformacijske poslove, Odjel za sređivanje i obradu arhivskog gradiva započeo je prikupljanje obavijesnih pomagala, a ovi su se poslovi u oba odjela uskoro podudarili s pripremom Pregleda fondova i zbirki DAPA za objavu na državnoj razini.

32 Iskazivanje podatka o vrsti »najreprezentativnijeg« obavijesnog pomagala za svaki od fondova u Pregledu proširilo je obvezu vrednovanja i na strukturu i sadržaj obavijesnih pomagala izrađenih prije Pravilnika o evidencijama u arhivima i prije početka primjene norme za arhivski opis. Budući daje metodologija izrade evidencijskih podataka o obavijesnim pomagalima utvrđivana bez normativne potpore i ad hoc, još se jednom, nažalost, potvrdilo kako točni i vjerodostojni evidencijski podaci mogu proizaći isključivo iz pažljivo i dosljedno vođenog procesa dokumentiranja. Kako je iz odluke o internom vrednovanju proizašla i potreba za reodređivanjem vrste jednog dijela obavijesnih pomagala nastalih nakon početka primjene normi,

33 a iskazivanje podataka u Pregledu fondova nametnulo je zahtjev za sustavnim određivanjem vrste »starijih« obavijesnih pomagala za potrebe normiranog evidentiranja,

34 postupci vrednovanja su otprilike istodobno zahvatili gotovo cjelokupnu zbirku obaPregled arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2006. Primjer ponovnog određivanja vrste obavijesnog pomagala nakon provedenog postupka vrednovanja odnosi se i na sumarni inventar spomenut u bilješci 5. Naime, prilikom registriranja verzije inventara pri čijoj su konačnoj ocjeni utvrđena i osobito velika odstupanja u strukturi, obavijesno je pomagalo određeno kao arhivski popis, budući da podaci o arhivskim jedinicama uspostavljenim planom sređivanja uopće nisu obuhvaćeni arhivskim opisima i popisima gradiva serija. S obzirom na procjenu prijeke potrebe dostave informacija o gradivu toga fonda korisnicima, formalna struktura zadovoljila je uvjete arhivskog popisa, pa je po izvršenju još nekih predloženih dorada aktivni status dodijeljen arhivskom popisu, koji je moguće dostaviti u Čitaonicu DAPA-e bez rizika da, zajedno s dostupnošću obavijesnog pomagala, postanu dostupne i naše mane. Sljedeći radovi bili su od velike pomoći pri procesu vrednovanja obavijesnih pomagala izrađenih prije 2002. godine, a posebno prilikom procjene načina na koji su pojedini primjerci odgovorili na formalne zahtjeve utvrđene tada važećim stručnim preporukama i Uputstvom o vođenju evidencija u arhivima iz 1963. godine: Bačić, S. O vođenju evidencija u arhivima. Arhivski vjesnik (Zagreb). 6(1963), str. 250-267. Németh, K. Arhivska pomagala. Arhivski vjesnik (Zagreb). 11-12(1968-1969), str. 325-353. Temi obavijesnih pomagala posebnu je pažnju poklonio i 39. broj Arhivskog vjesnika. Uz članak Marijana Rastića koji analizira odredbe zakona i podzakonskih akata koje se odnose na izradu obavijesnih pomagala u arhivima RH, referentna točka za procjenu usklađenosti pojedinačnih pristupa sa stručnim kriterijima koji su vrijedili u razdoblju do pojave arhivističkih normi i Pravilnika o evidencijama u arhivima, bio je i članak Zore Hendije, tim više što nudi prikaz setova podataka za izradu arhivskih opisa koji jc u sadržanom i funkcionalnom smislu vrlo blizak onome u Naputku. (Vidi: Rastić, M. Provedbeni propisi i izrada obavijesnih pomagala. Arhivski vjesnik (Zagreb). 39(1996), str. 325-353. i Hendija, Z. Arhivističko opisivanje arhivskog gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara. Arhivski vjesnik (Zagreb). 39(1996), str. 29-53.) Posebno, na početku pripreme podataka za Pregled fondova susreli smo se s različitim oblicima naziva: dio popisa za koje je nedvojbeno utvrđeno kako su nastali u arhivu, u sklopu arhivističke obrade, bio je atribuiran kao primopredajni, privremeni, okvirni. Svi takvi primjeri popisa u Pregledu arhivskih fondova i zbirki su iskazani kao arhivski popisi, osim ukoliko nije jednoznačno utvrđeno da su nastali u arhivu, ali za potrebe preuzimanja arhivskoga gradiva te da su dio dokumentacije vezane uz pojedino preuzimanje. U tim su slučajevima atribuirani kao primopredajni popisi. Neka od obavijesnih pomagala čiji je sadržaj u cjelini bio predstavljen samo popisom gradiva pojedinog fonda sređenog u arhivu (bez opisnog dijela) bila su atribuirana kao inventari, pa su prevrednovana u arhivske popise.