ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 109
kog susretanja s »usamljenim« navodom tipa »gradivo je sređeno sukladno prvobitnom redu« nastojali smo naglasiti da je - i kada se radi o prvobitnom redu - potrebno navesti kojim je to načinom odlaganja gradiva ustrojen prvobitni red. 23 Također, brojčano su znatno prevladavali oni slučajevi u kojima uopće nisu objašnjeni kriteriji za oblikovanje i određivanje arhivskih jedinica. U slučajevima kada je uočeno da temeljni kriteriji u oblikovanju arhivskih jedinica nisu sukladni sa suvremenim načelima arhivske struke, nisu dosljedno provedeni i/ili ne reprezentiraju strukturu gradiva u fondu, dosljedno su, sukladno kriterijima vrednovanja, utvrđivana osobito velika odstupanja. Ovaj kriterij je primjenjivan u vrednovanju obavijesnih pomagala koja su unutar Plana sređivanja imala cjelinu »Opći spisi«, odnosno »Spisi prema Uputama za jednoobrazne djelovodnike«, seriju »Povjerljivi/Strogo povjerljivi spisi« formiranu prema istovrsnim djelovodnicima i si. U ostalim slučajevima, kada se radilo o nehoherentnosti i nepreglednosti sadržaja ili o nepotpunosti iznesenih podataka, utvrđivana su velika odstupanja. Kada se radi o prikazu strukture fonda, uočili smo pojavu koja bi se, nažalost, gotovo mogla pretvoriti u pravilo: tamo gdje je izrađivač sadržaja imao problema s prikazom strukture fonda, postoje i problemi s načinima sređivanja. Dosljedno, postavljen je zahtjev za izradom strukturiranog prikaza jedinica unutar plana sređivanja, u kojem numeracija pojedinih jedinica strukture predstavlja identifikacijsku oznaku, a ona se kasnije, u opisu nižih razina (serija, podserija i dalje), navodi u sadržaju elementa Identifikacijska oznaka/signatura iza kose crte. Horizontalne i vertikalne veze gradiva strukturiranog u manje cjeline su decimalnom razradom nižih jedinica prevedene na univerzalni jezik, koji, neovisno o kasnijoj izradi različitih obavijesnih pomagala o sređenom gradivu, omogućava jasnu identifikaciju i navigaciju, a numerička potka pruža i neograničenu mogućnost preciznog dodavanja dodatnih pristupnih točaka. Budući da se, suštinski, radi o indeksiranju arhivskih jedinica, otvorena je mogućnost migriranja podataka iz plana sređivanja u strukturirane digitalne zapise, bez dodatnih intervencija i bez naknadne potrebe za uspostavom posebnih veza između zapisa na različitim vrstama nosača te na gradivu u spremištu. Na razini inventara u cjelini, oblikovanje plana sređivanja predstavlja i test razumijevanja veza između glavnih strukturnih dijelova inventara (opisa i popisa). Utvrdili smo kako u ishodištu »nevolja s inventarima« stoji kriva percepcija njihove strukture, odnosno percepcija kako se radi o konsekutivnom nadovezivanju opisa na popis koji, budući da mogu funkcionirati samostalno i nemaju baš previše veze jeŠire postavljenim zahtjevom o opisivanju načina odlaganja temeljem kojeg je ustrojen prvobitni red obuhvaćeni su i oni slučajevi kada prvobitni način odlaganja nije nastao na temelju primjene propisa kojima je bilo uređeno uredsko poslovanje stvaratelja, ali i na one slučajeve kada upravljanje dokumentacijom nije bilo ustrojeno temeljem posebnih odredbi ili klasifikacijskih sustava (primjerice, u slučaju privrednih organizacija, udruga ili dr.). Kada se radi o inventarima, pitanje disemnacije obavijesti koje proizlaze iz gradiva sređenog prema pojedinim propisima s područja upravljanja zapisima u procesu uredskog poslovanja zasebna jc, složena te i dalje vrlo aktualna tema, koju se može problematizirati kako s obzirom na moguće pristupe arhivističke obrade gradivu ustrojenom prema klasifikacijskim sustavima čiji elementi strukture nisu primarno zasnovani na funkcijama stvaratelja (primjerice - cjelini općih spisa), tako s različitih aspekta korištenja.
