ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 110
dan s drugim. U pravilu, uvijek kada je inventar, umjesto kao informacijska cjelina, čiji je obavijesni potencijal izgrađen na objedinjavanju informacija stvorenih i iznesenih unutar višerazinskog sustava opisa i višerazinskog sustava popisa, percipiran kao samo kao linearna jednadžba »opis + popis = inventar« pojavili su se »nevolje« čije je rješavanje zahtijevalo zadiranje u samu strukturu. Dodatno, utvrđeno je nepoznavanje razlike između brojčane popisne jedinice i brojčane identifikacijske jedinice, u prvom slučaju formalne, a u drugom strukturne oznake. 24 Naime, iako je u cjelini uglavnom ispoštovan zahtjev za izradom numeriranog i strukturiranog plana sređivanja, rezultati pojedinačnih analiza pokazali su da su numeričke identifikacijske oznake arhivskih jedinica unutar plana sređivanja krivo shvaćene kao popisni brojevi koji se odnose isključivo na tekst plana sređivanja. Posljedično, u takvim smo se slučajevima susreli s ponekad vrlo osebujnim pokušajima iznalaženja rješenja za povezivanje popisa gradiva sa strukturom predstavljenom u Planu sređivanja. Prilikom vrednovanja obavijesnih pomagala, u slučajevima kada identifikacijski brojevi nižih arhivskih jedinica u popisima nisu pratili ili nisu bili sukladni s identifikacijski oznakama arhivskih jedinica istaknutim u Planovima sređivanja na svim razinama, dosljedno su, sukladno kriterijima, utvrđivana osobito velika odstupanja. Spontano, a u kontekstu vrednovanja pojedinačnih stručnih kompetencija opravdano, nametnula se analogija s problemom razlikovanja tehničkih od arhivskih jedinica. Zaključak vrednovanja kompetencija izravno se odrazio na odluku o izradi metodologije sređivanja za pojedine vrste gradiva, usmjerene prema stvaranju modela plana sređivanja i modela strukture obavijesnog pomagala za pojedine grupe fondova, o čemu je već prethodno bilo riječi. Uvjeti dostupnosti Premda zakonske odredbe 25 jasno definiraju uvjete korištenja, kako s obzirom na sadržaj u arhivskom gradivu, tako i s obzirom na tvarne značajke i tehničke uvjete gradiva, analiza sadržaja unesenog unutar elemenata Uvjeti dostupnosti jasno nas je uputila na postojanje dviju grupa nepravilnosti, a uočili smo kako se, u pravilu, pojavljuju istodobno: prva se odnosi na slučajeve kada ograničenje dostupnosti nije istaknuto premda bi ga, temeljem sadržaja u gradivu ili u svrhu zaštite arhivskoga gradiva, trebalo istaknuti, ili je istaknuto nepotpuno, a druga na terminološki neispravno pružanje informacije o ograničenoj dostupnosti, odnosno nedostupnosti arhivskoga gradiva. Ne treba zaboraviti kako je jedna od dužnosti izrađivača obavijesnog pomagala da na potpun i točan način posreduje informacije vezane uz zakonske odredbe koje se odnose na korištenje arhivskog gradiva te da se zadaća iščitavanja pravilnika u arhivskoj struci ne bi trebala prenijeti na korisnika. U našem smo slučaju utvrdili 24 Vidi dio rada čiji se sadržaj odnosi na popise, naslovljen Sukladnost s pravilima arhivističkog popisivanja - oblikovanje informacija. 2> Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, Narodne novine 105/1997. Pravilnik o korištenju arhivskog gradiva, Narodne novine 67/1999.
