ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 108

jeli točnijem utvrđivanju postupaka i procedura pri sređivanju, od trenutka dodjele zaduženja do izrade arhivskog opisa u cjelini tc uspostavi mehanizama stručnog nadzora. Kako bi se izbjeglo da, primjerice, Opći spisi, nakon višegodišnjeg sređivanja fonda budu serija u obavijesnom pomagalu izrađenom 2006. godine, da serija Razno opsegom nadmaši količinu gradiva obuhvaćenu drugim serijama, da se u Planu sređivanja nađe - neizdvojeno - gradivo drugog već prijavljenog fonda ili gradivo druge provenijencije, ili da gradivo koje pripada istoj seriji bude »razbacano« unutar nekoliko serija mimo opravdanih kriterija - utvrđena je obveza prijave Plana sređivanja u pisanom obliku Stručnom vijeću ili njegovom članu na odobrenje. Premda je takav oblik nadzora omogućen Pravilnikom o unutarnjem ustrojstvu DAPA-e, utvrđeno je kako se provedbeno takva mogućnost, iz subjektivnih razloga, nedovoljno koristi i kada je višekratno utvrđena potreba za mehanizmima stručnog nadzora. Budući da se, u konačnici, Stručno vijeće moralo suočiti i s fondovima koji su zaključno s 2006. godinom prijavljeni kao arhivistički sređeni premda im se, nakon dugotrajnog sređivanja, realno može dodijeliti tek status osnovne sređenosti, utvrđena je i dinamika prijave izvršenja i vrednovanja statusa izvršenih poslova na kraju godišnjih izvještajnih razdoblja. Osnovni set podataka" koje plan sređivanja mora obuhvatiti, a koji je Naputkom utvrđen, sukladan je dijelu odredbi koje se u Pravilniku o evidencijama u arhivima odnose na sadržaj dosjea fondova (čl. 8, st. 1 al. 2), a utvrđena je i upotreba stručne terminologije vezane uz status sređenosti. Unutar konzultacija prilikom izrada planova sređivanja istaknuto je kako bi prosječan korisnik trebao moći dobiti odgovore na sljedeća pitanja: Sto je i zašto napravljeno? Zašto se napravilo upravo to, a ne nešto drugo? Je U iz plana sređivanja shvatljiva cjelina, bez izravnog uvida u bilo koji njen dio? Omogućava li ovakav plan sređivanja da bez previše stručnog znanja i poznavanja povijesti stvaratelja jasno percipiramo horizontalne i vertikalne odnose među cjelinama unutar gradiva ? Analizom sadržaja unesenog unutar ovog elementa opisa, prvenstveno smo utvrdili kako je, u velikom broju slučajeva, nekoherentan i uglavnom necjelovit. Premda unutar sintagme »plan sređivanja« i »plan« i »sređivanje« sugeriraju preobrazbu i promjenu iz jednog stanja u drugo (sređeno), rijetko se unutar sadržaja nazirala okosnica svih poslova vezanih uz sređivanje: prije -poslije (sada). Premda bi ovakav jednostavan model mogao znatno pridonijeti preglednosti sadržaja, utvrdili smo daje - čak i u slučajevima kada se prije sređivanja unutar gradiva nije nazirao prvobitni red - u sadržaj rijetko uključivana informacija o prije, premda se suštinski radi o kratkoj elaboraciji i dopuni podataka iz Povijesti fonda. Prilikom sva" Naputkom je određeno iznošenje sljedećih informacija: 1. STANJE ARHIVSKOG FONDA PRIJE SREĐIVANJA - status sređenosti (nesređeno-osnovno sređeno) i tehničke opremljenosti (tehnički opremljeno-neopremljeno) 2. KRITERIJI RAŠČLAMBE/ODVAJANJA/ODREĐIVANJA ARHIVSKIH JEDINICA NA RAZINI FONDA - argumentirati osnovne kriterije koji su odabrani pri formiranju arhivskih jedinica 3. KRITERIJI SREĐIVANJA UNUTAR NIŽIH ARHIVSKIH JEDINICA 4. NUMERIRANI PRIKAZ STRUKTURE FONDA