ARHIVSKI VJESNIK 49. (ZAGREB, 2006)

Strana - 113

Kad postoji ovako strukturiran zapis, s pridodanim potrebnim metapodacima, on se mora čuvati unutar sustava za očuvanje elektroničkih zapisa, jer samo tako može poprimiti značajke autentičnosti, pouzdanosti, integriteta i upotrebljivosti. »Autentičan zapis je onaj zapis za koji se može dokazati a. ) da jest ono što tvrdi da jest, b. ) da gaje stvorila ili poslala osoba za koju tvrdi da gaje stvorila ili poslala, i c. ) daje bio stvoren ili poslan kada tvrdi da jest.«

5 »Pouzdan zapis je onaj čijem se sadržaju može vjerovati kao točnom prikazu transakcija, aktivnosti ili činjenica kojima on svjedoči i na koji se može osloniti u narednim transakcijama ili aktivnostima.«

6 »Integritet zapisa odnosi se na kompletnost i nepromjenjivost. Potrebno je zapis zaštititi od neovlaštenih promjena ... i odrediti koji se dodaci ili bilješke mogu dodavati zapisu nakon što je on stvoren, pod kojim se uvjetima njihovo dodavanje smije odobriti i tko to smije uraditi. Svi odobreni dodaci, bilješke ili brisanja moraju biti eksplicitno naznačeni i provjerljivi.«

7 »Upotrebljiv zapis jest onaj koji se može pronaći, pročitati, prikazati i tumačiti. Njegovo naknadno prikazivanje mora biti moguće kao povezano s poslovnom aktivnosti ili transakcijom u okviru koje je nastao. Kontekstualne veze zapisa moraju nositi informacije koje su potrebne za razumijevanje transakcija koje su ih stvorile i koristile. Veze između zapisa koje određuju redoslijed aktivnosti trebaju se sačuvati.«

8 Za razliku od klasičnih, papirnatih zapisa gdje je izvorni poredak bio fizička kategorija, kod elektroničkih zapisa on se mora (o)čuvati na konceptualnoj razini zapisa. Dakle, uz pojam elektroničkog zapisa vezuju se značajke autentičnosti, pouzdanosti, integriteta i upotrebljivosti. Za razradu strukture elektroničkog zapisa bilo je potrebno odrediti njegove važne značajke. Pritom nije bilo riječi o njihovoj eventualnoj međusobnoj utemeljenosti. Smatram da je potrebno nešto više reći o konceptu autentičnosti kako bih naglasio njegovu složenost i važnost ugrađivanja njegovih mehanizama u sustav za očuvanje. Taj je aspekt bitno naglasiti upravo u okviru pristupa razvoju sustava za postojano očuvanje autentičnosti elektroničkih zapisa, odnosno informacijskih objekata općenito. »Autentičnost ... nije jedan koncept, već uključuje različite aspekte koji se mogu povezati s objektom: 3 ISO 15489-1 - Information and documentation - Records management, 2001., točka 7.2.2., URL:http://www.

arxiversvalencians.org/documents/ISO_ 15489-1.

pdf, 29. lipnja 2005. 6 ISO 15489-l,n. dj„ točka 7.2.3. 7 ISO 15489-1, n.dj., točka 7.2.4. * ISO 15489-1, n.dj., točka 7.2.5.