ARHIVSKI VJESNIK 49. (ZAGREB, 2006)
Strana - 112
u stvarnosti ne postoji, pa je stoga potrebno proaktivno brinuti o arhiviranim zapisima koristeći metode poput osvježivanja medija na kojem su oni zapisani, migracije zapisa, emulacije aplikacijske okoline i drugih, na način da oni pritom zadrže sve bitne elemente. To znači da bi postupak očuvanja trebao smanjiti vanjske utjecaje na najmanju moguću mjeru, ali pritom dopuštati namjerne i kontrolirane promjene u svrhu postojanog očuvanja. Iz ovoga se može zaključiti da je, iz perspektive nekoga kasnijeg trenutka pristupa, uspješno očuvani zapis onaj zapis koji je od trenutka ulaska u proces očuvanja pa sve do trenutka pristupa prošao sve eventualne promjene uzrokovane utjecajem okoline ili, pak, predviđenim postupcima očuvanja na način da je zadržao prohodnost od fizičke do konceptualne razine i sve međurazinske odnose. Drugim riječima, zadržao je mogućnost pristupa sadržajnoj komponenti zapisa kao informacijskog objekta. Ako se ova konstatacija poopći, tada očuvanje elektroničkih zapisa predstavlja očuvanje pristupa tim zapisima. No, pristup je ovdje višeslojan, jer ne podrazumijeva samo mogućnost fizičkog pregleda očuvanog zapisa, već i mogućnost provjere njegove autentičnosti. Upravo je autentičnost bitni uvjet očuvanja zapisa, jer bez potvrde daje identičan izvorniku, zapis se ne može u potpunosti smatrati očuvanim. 5. Pristup postojanom očuvanju autentičnosti Pojam autentičnosti u elektroničkoj okolini razlikuje se od pojma autentičnosti kod klasičnoga gradiva. Stoga je zapis u elektroničkom obliku koji se nalazi u sustavu za očuvanje na dulji vremenski rok potrebno sagledati sa stajališta suvremene arhivske diplomatike. Sljedeća definicija dana je upravo kroz takvu prizmu: »Elektronički zapis, poput njegova tradicionalnog oblika, skup je elemenata i njihovih odnosa. On posjeduje brojne značajke koje je moguće odrediti, a uključuju nepromjenjiv dokumentarni oblik, 3 postojani sadržaj, arhivsku vezu s drugim zapisima bilo unutar ili izvan sustava i prepoznatljiv kontekst. On sudjeluje ili podržava aktivnosti, proceduralno ili kao dio procesa odlučivanja (što znači da njegovo stvaranje može biti obvezno ili neobvezatno), te su najmanje tri osobe (autor, pisac i naslovnik) uključene u njegovo stvaranje (iako ove tri konceptualne osobe mogu u stvarnosti biti jedna fizička ili pravna osoba).« 4 Navedena definicija, dakle, određuje idealni elektronički zapis, njegove značajke, funkciju i stvaratelje. 1 Nepromjenjiv dokumentarni oblik (fixed documentary form) znači daje: 1. binarni sadržaj zapisa, uključujući pokazatelje njegova dokumentarnoga oblika, spremljen na način da njegova potpunost i nepromjenjivost bude neupitno sačuvana; 2. tehnologija održavana te da postoje i da su primijenjeni postupci koji osiguravaju predstavljanje ili prikazivanje sadržaja u istome dokumentarnom obliku koji je on imao kad je započeo proces njegova očuvanja. 4 The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project - Authenticity Task Force Report, str. 5, URL:http://www. interpares.org/book/index. htm, 29. kolovoza 2003.
