ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)
Strana - 286
a pitanja koja izazivaju najviše brige odnose se na gubitak zapisa koje treba čuvati u pravne i dokazne svrhe, probleme vezane uz autentičnost i pouzdanost zapisa, zbrku između različitih verzija zapisa, nedostatak konteksta potrebnoga za ispravno razumijevanje zapisa te promjene tehnologije koje zapise mogu učiniti nedostupnima i nerazumljivima. Zapisi u elektroničkom obliku vrijedni su korporativni informacijski izvori koji omogućuju organizaciji koja ih je stvorila čuvanje korporativne memorije svojih aktivnosti, praćenje transakcija i jamčenje vjerodostojnosti akcija, kao i ispunjavanje svojih obveza prema Zakonu o javnom gradivu (Public Records Acts). Elektronički zapisi u organizacijama služe različitim potrebama - neposrednom informiranju, vjerodostojnosti organizacije te kao povijesni zapisi uprave, pa sukladno tomu ove smjernice preporučuju već postojeće nacionalne (britanske) standarde: BSi DISC PD 0008 - A Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems (edition 2), BSi 7799 1995: A Code of Practice for Information Security Management, BSi DISC PD0010 - Principles of Good Practice for Information Management. Dobro elektroničko uredsko poslovanje, opisano ovim priručnikom, zahtijeva: • jasno razumijevanje prirode elektroničkih zapisa i elektroničkih informacija koje bi trebale biti prihvaćene kao zapisi, potrebnih za dokumentiranje poslovnih procesa • da su procedure koje rutinski uključuju bilježenje tih zapisa ugrađene u elektroničke sustave koji stvaraju te zapise • elektroničke sustave oblikovane za upravljanje pouzdanim i autentičnim zapisima koji će osigurati sigurno održavanje integriteta elektroničkih zapisa • strategiju koja će osigurati da elektronički zapisi ostanu dostupni i upotrebljivi tako dugo dok su potrebni • sposobnost primjene odgovarajućih procedura vrjednovanja, klasifikacije i izlučivanja za upravljanje elektroničkim zapisima • kulturu najbolje prakse uredskoga poslovanja među administratorima i krajnjim korisnicima. Kako bi polučili dobro uredsko poslovanje, ti zahtjevi trebaju biti podržani na trima razinama, koje se međusobno nadopunjuju: • na organizacijskoj razini, gdje se postavlja cjelovita politika i strategija i gdje se može oblikovati organizacijska kultura dobroga uredskog poslovanja • na spisovodstvenoj razini, gdje su definirane procedure upravljanja elektroničkim zapisima i ugrađene u životni ciklus dokumenta i gdje se oblikuje operacijsko okruženje uredskoga poslovanja • na razini IT sustava, gdje odgovarajući modeli oblikovanja i pristupa mogu biti uposleni za izgradnju sustava koji mogu podržavati dosljedno uredsko poslovanje.
