ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)

Strana - 287

Početna poglavlja posvećena su razvoju politika i strategija koje podržavaju organizacijsku kulturu uredskoga poslovanja, principima koji bi trebali uputiti na takvu politiku te ulogama i odgovornostima vezanim uz elektroničke zapise. U dijelu koji se bavi organizacijom i strukturom zapisa govori se o potrebi za strukturom u organizaciji i upravljanju elektroničkim zapisima, njihovoj klasifikaciji, ulozi zapisa, spisa i metapodataka te razlici između elektroničkih dokumenata i elektroničkih zapisa. Upravljanje elektroničkim zapisima pokriva pitanja vezana uz životni ciklus zapisa i procese upravljanja elektroničkim zapisima, od njihova prihvaćanja u sustav do preuzimanja u Arhiv, koji su detaljnije obrađeni u II. dijelu smjernica. Završno poglavlje bavi se pitanjima oblikovanja sustava za upravljanje elektroničkim zapisima, procesima uključenima u tu aktivnost, ulogom administratora u planiranju oblikovanja i upravljanja elektroničkim dokumentima i elektroničkim zapisima te u njihovu integriranju. II. dio, Procedure, posvećenje praktičnom radu s elektroničkim zapisima i preporučuje spisovodstvenu kontrolu s pomoću koje principi izraženi u I. dijelu mogu postati konkretni i dostižni u svakidašnjem radu. Detaljnije su opisani odgovarajući zapisi i informacijska praksa i procedure, uključujući: • najbolju praksu u spisovodstvenim procedurama za bilježenje, održavanje i osiguranje dostupnosti elektroničkih zapisa • razvoj inventara i postupaka vrjednovanja i izlučivanja elektroničkih zapisa • strategije za dugoročnu zaštitu i tekuće zahtjeve za preuzimanje zapisa u elektroničkom obliku u PRO-u. Struktura ovoga dijela priručnika uglavnom slijedi prirodni životni ciklus zapisa. Obrađeno je pet područja: potreba za procedurama i kako ih se može razviti iz strategije; bilježenje i prihvaćenje elektroničkih dokumenata u sustavima uredskoga poslovanja; održavanje i upravljanje elektroničkim zapisima unutar sustava uredskoga poslovanja; kontrola inventara, vrjednovanje, odabiranje i izlučivanje elektroničkih zapisa; dugoročna i trajna zaštita i preuzimanje u PRO-u. Treba napomenuti daje dosta prostora u ovom priručniku posvećeno sličnostima i razlikama između elektroničkih dokumenata i elektroničkih zapisa. Dva glavna dijela informacije od kojih se sastoji elektronički zapis jesu sadržaj zapisa i njegova unutrašnja struktura te metapodatci koji opisuju zapis i njegove sastavne dijelove. Sadržajem zapisa može se upravljati na različito sofisticiranim razinama, a upravljanje elektroničkim dokumentima usmjereno je k upravljanju elektroničkim objektima na razini fizičke jedinice, pri čemu će svaki od tih dokumenata ili elektroničkih objekata imati profil dokumenta koji opisuje atribute s pomoću kojih se dokument može opisati, indeksirati, pronalaziti i razumjeti kao zasebna jedinica. Prema tomu, elektronički se zapis, definiran u ovim smjernicama, sastoji se od metapodataka dokumenta (profil dokumenta), sadržaja (sam dokument) i metapodataka zapisa (kontekst, sadržaj). Postoji dosta preklapanja između karakteristika elektroničkih dokumenata i elektroničkih zapisa, no ključna