ARHIVSKI VJESNIK 47. (ZAGREB, 2004)

Strana - 202

naglasio da je cilj standardizacije olakšati provođenje primarne zaštite te učiniti rad arhivske službe vjerodostojnim, uz stvaranje preduvjeta za kvalitetniji i efikasniji rad. Predavanje Silvije Babić (HDA), Pokušaji standardizacije postupaka i dokumentiranje istih u obavljanju nadzora nad arhivskim gradivom izvan arhiva, tematski se nadovezalo na izlaganje Darka Rubčića, budući da je detaljnije i ne manje zanimljivo govorila o nadzoru nad arhivskim gradivom, jednom od temeljnih zadataka službe za zaštitu arhivskoga gradiva izvan arhiva. Istaknula je težnju ove službe ka standardizaciji samih postupaka u nadzoru te dokumenata koji će postupke popratiti. Središnji dio predavanja bilo jc predstavljanje obrazaca usklađenih s novim zakonskim propisima i spoznajama proizašlim iz prakse arhivske službe. Kao obvezne obrasce predložila je ovlaštenje stručnoga djelatnika, godišnji plan nadzora, zapisnik o nadzornom pregledu, rješenje o mjerama, opomena zbog neizvršenja mjera, izvješće o kontrolnom pregledu te eventualna prekršajna (kaznena) prijava. Kao preporučene obrasce naveia je sljedeće: mjesečni, odnosno tromjesečni plan nadzora, ovisno o broju djelatnika u vanjskoj službi, pismenu obavijest o nadzornom pregledu, rokovnik za praćenje mjera te razne službene zabilješke. Zatim je ponudila katalog ostalih poslova vanjskih službi, i to: vođenje evidencija, nadzor nad gradivom izvan arhiva, nadzor nad izlučivanjem, odobravanje internih pravilnika o zaštiti gradiva, suglasnost na posebne propise s rokovima čuvanja, preuzimanje gradiva, obavljanje stručnoga savjetovanja, izdavanje informacija iz službenih evidencija, statistička izvješća. Babić je na kraju naglasila daje svrha i cilj standardizacije u prvom redu povećanje učinkovitosti te, ne manje važno, vjerodostojnost arhivske službe na cijelom prostoru Republike Hrvatske. Nakon toga slijedila su predavanja na temu Standardi i kvalitete usluga arhiva. Jozo Ivanović (HDA) u svom je izlaganju, Upravljanje kakvoćom u arhivima, naznačio daje kakvoća usluga i proizvoda javnih ustanova usko povezana s težnjom da se racionalizira trošenje javnih sredstava. Drži da postojanje sustava kakvoće, kada se želi vrednovati, presumira određenu razinu normalizacije procesa i usluga. U neprofitnom sektoru može biti vrlo dvojbeno kako i koje kriterije učinkovitosti i kakvoće postaviti. Nadalje, određeni propisi, ne samo s područja tzv. arhivskoga zakonodavstva, utvrđuju djelatnost arhiva i opisuju neke njegove usluge na način koji nije dostatan za uvođenje sustava kakvoće i definiranje stvarnih poslovnih ciljeva. Mišljenja je da se oblikovanje radnih procesa, proizvoda i usluga ne može izvoditi samo iz normativnih akata. Ivanović naglašava da se bez jasne i konkretne definicije strateških ciljeva vrlo teško izjasniti o učinko-