ARHIVSKI VJESNIK 47. (ZAGREB, 2004)

Strana - 17

stvaratelja, zbog koje je i osnovan, odnosno za kojega je zadužen svojim zakonskim mandatom.

24 Upravo ovdje možemo povući paralele između postupka makrovrednovanja i funkcionalne klasifikacije, koja joj može biti odgovarajući instrument za predviđeno napuštanje analize dokumenata. Naime, metodologija koja se rabi za izradu ovakvih sustava

2:i uključuje korake koje lako možemo povezati s tri koraka definirana u Cookovoj »Metodologiji vrednovanja«. Usporedbe radi, prilikom izrade funkcionalnih klasifikacijskih sustava koraci su obično sljedeći: a) identificiranja i analize ciljeva i strategija organizacije (stvaratelja) b) identificiranja i analize funkcija stvaratelja koje vode prema gore spomenutim ciljevima c) identificiranja i analize aktivnosti od kojih se te funkcije sastoje d) identificiranja i analize radnih procesa u okviru tih aktivnosti e) postojeći spisi Ovi koraci izrijekom su definirani i u standardu Međunarodne organizacije za standardizaciju (ISO) 15489 / Informacije i dokumentacija - Upravljanje spisima, u njegovu drugom dijelu - Smjernice (Tehničko izvješće). Vrijedno je napomenuti da ovakvi modeli ne samo da omogućuju oblikovanje konzistentnoga sustava upravljanja spisima, njihovu zaštitu, vrednovanje i uporabu, već su i osnovna podrška sustavu odgovornosti, više nego poželjnomu u javnoj upravi, ali i cjelokupnomu društvenom okruženju. Naravno, sam stvaratelj određuje do koje će razine biti razrađen klasifikacijski sustav, ali svi se klasifikacijski sustavi izvode iz analize poslovnih procesa, kako bi se osiguralo da spisi (kao i njihovi opisi preko metapodataka) točno prikazuju poslovne procese u kojima su nastali. Odnosno, tako prikazani poslovni procesi lako se stavljaju u okvir iskazane ili pak preuzete svrhe stvaratelja unutar društva, a to je upravo ono na čemu se temelji i makrovrednovanje. Zaključak Valja nam, dakle, zaključiti da funkcionalna metoda vrednovanja, originalno u Državnom arhivu Kanade prozvana metodom makrovrednovanja, još sadržava neke momente koji je povezuju s tradicionalnom arhivistikom. Riječ je o: a) povezivanju poslovnih funkcija s administrativnim ustrojem, te " Za institucijske se funkcije u literaturi koriste i drugi izrazi, primjerice, Sabourin ih naziva operativnim funkcijama, a L. Durand funkcionalnim područjem stvaratelja. (Durand, L. Arhivski zapisi. Teorija i praksa. Zagreb: Hrvatski državni arhiv, 2000). 25 Vidi primjerice: AS 4390, DIRKS, ISO 15 489, ...