ARHIVSKI VJESNIK 47. (ZAGREB, 2004)
Strana - 16
Upravo iz navedenih razloga kanadski arhivisti početnu hipotezu, nastalu temeljem analize poslovnih procesa i daljnjih postupovnih koraka, uvijek moraju i empirijski provjeravati. To se provodi ciljanim pregledom gradiva, no ne radi vrednovanja pojedinačnih dokumenata, a još manje radi identificiranja gradiva za buduću istraživačku aktivnost, već da se provjeri odgovara li priroda gradiva zaključcima funkcionalne analize. 22 Prema tomu, odluke vrednovanja na makrorazini još se uvijek potvrđuju analizom dokumenata na mikrorazini, odnosno, funkcionalno vrednovanje implementira se u onoj mjeri u kojoj je to na sadašnjemu stupnju poslovanja moguće. Vjerojatna je perspektiva da će takvi kompromisi u budućnosti biti sve manji, a jednoga dana možda u potpunosti nepotrebni. 23 Mogućnosti primjene Uz navedene probleme implementacije valja spomenuti napore koji se ulažu na polju kreiranja i organizacije upravljanja dokumentima, odnosno spisovodstva, a koji nastoje oko rješavanja toga problema. Tako se, primjerice, u već spomenutom Institutu za upravljanje spisima u Ottawi razvijaju različiti i brojni teorijski modeli za izradu klasifikacijskih sustava, koji bi bili temeljeni upravo na funkcionalnoj analizi gradiva koje nastaje. U osnovi funkcionalne klasifikacije stoji činjenica da zapisi prije svega, iako ne i jedino, dokumentiraju određene aktivnosti. Zapisi zapravo opisuju što neki stvaratelj (organizacija, ustanova) radi, odnosno, opisuju njezine poslovne transakcije u okviru širih društvenih ciljeva koji su joj zadani. Upravo zbog tih širih društvenih funkcija poslovne funkcije neke ustanove ili tijela u krajnjem smislu ne ovise o njegovoj organizacijskoj strukturi. Izradi takvih klasifikacijskih planova u principu se pristupa grubom diobom svih poslova neke ustanove na dvije osnovne razine: administrativnu i institucijsku. Ta dioba jednaka je za sve stvaratelje, bez obzira na hijerarhijski položaj unutar upravnoga ili općedruštvenoga sustava. Naime, svaki stvaratelj nužno mora u svom poslovanju obavljati određene radnje koje stvaraju okvir za obavljanje one prave, jedinstvene funkcije 22 Probleme implementacije »čiste« funkcionalne metode vrlo je dobro pobrojala Chaterine Bailev u članku From the Top Down: the Practice of Macroapp misal. Areni varia 43 (1997), 89-128, svevši ih na tri osnovna: l. predmetni sustavi ne odgovaraju poslovnim funkcijama; 2. institucije rijetko daju informacije o svojim poslovnim funkcijama, a ono što je eventualno objavljeno ponekad je nepovezano sa stvarnim poslovnim aktivnostima; 3. dokumenti koji nastaju često daju drugačiju, nerealnu sliku o načinu vođenja vladina poslovanja. 23 Richard Brown 1997. u svom izlaganju na godišnjoj skupštini Društva američkih arhivista (Chicago) sugerira da bi upravo napuštanje toga bio krajnji cilj funkcionalnoga vrednovanja: »Dolazi vrijeme kad Državni arhiv (Kanade, op.a.) više neće pregledavati dokumente«. Brown, R. Functional Appraisal at the National Arehives of Canada: Seven Years of Actual Practice.
