ARHIVSKI VJESNIK 47. (ZAGREB, 2004)
Strana - 15
dakle, o strukturno-funkcionalnom pristupu, čemu je uzrok isključivo pragmatički. Pri analizi točaka a), b) i c) arhivistima pomažu informacije koje su zaprimili 20 od stvaratelja zajedno sa zahtjevom za izlučivanje, a to su: odnoseći zakoni i propisi, ovlaštenja i mreža odgovornosti za pojedine aktivnosti, poslovni planovi (srednjoročni i dugoročni) i si. Potom se sačinjavaju sheme veza između pojedinih funkcija i aktivnosti stvaratelja te između pojedinih njihovih administrativnih sektora, ili, u nekim slučajevima, između ureda i njegovih podružnica. Nabrojani bi postupci predstavljali obavljanje zadaće navedene pod točkom a). Potom slijedi rangiranje administrativnih mjesta prema arhivskoj vrijednosti, zavisno od vrijednosti funkcija i aktivnosti koje obavljaju. Temeljem te analize donose se odluke o najvjerojatnijim administrativnim mjestima koja stvaraju najznačajnije gradivo. Tako nastaje prvobitna arhivska hipoteza kojoj tek slijedi provjera. Cijeli je postupak zapravo dvostupanjski. Prethodno opisane aktivnosti služe kako bi se formulirala hipoteza makrovrednovanja za pojedinu državnu instituciju (ured), odnosno funkciju kao prvi stupanj provedbe projekta. Drugi se pak stupanj sastoji od validacije dotičnih hipoteza kroz ispitivanje dokumenata, što bez stavljanja u okvir prvoga koraka pogrešno može dovesti do zaključka o makrovrednovanju kao prvomu koraku mikrovrednovanja. Budući da je ovdje riječ samo o potvrdi već postavljene hipoteze, tvrdnja ne stoji, već je razlog za provođenje kontrole drugi. Naime, iako su arhivisti krenuli različitim postupcima i metodama u implementaciju funkcionalnoga vrednovanja, sva su poznata dosadašnja iskustva pokazala da uredsko poslovanje prati funkcionalnost u vrlo malenom broju slučajeva, što, naravno, znatno usporava i ometa predviđeni posao. Većina je takvih projekata pokazala da funkcionalne prednosti tek trebaju biti ugrađene u uredsko poslovanje. Ne treba zaboraviti da je klasifikacijski sustav utemeljen na sadržaju, koji je na snazi u većini zemalja u kojima se provodi ovakav ili sličan vid vrednovanja, star već oko 170 godina, te kao takav potpuno neuporabljiv i gotovo neprimjenjljiv u okruženju današnjega poslovanja. Riječ je o umjetno stvorenom razredbenomu sustavu u kojem se potpuno gubi kontekst. Naime, gradivo koje sadržajno smještamo u neku razredbenu ravan izdvaja se iz svoga prirodnoga okruženja, svoga mjesta nastanka, a time se odvaja i od svoga stvaratelja. Zapravo, kako naglašava Paul Sabourin, baš se time razara princip provenijencije i princip prvobitnoga reda, 21 iako ne na razini fonda, već na nižoj razini (unutar neke organizacije, ustanove). J Zajedno sa svojim zahtjevom za izlučivanje, pojedini ured dostavlja i kontekstualne informacije o svom statusu. 21 Sabourin, P., Functional File Classification, http://www.rmicanada.com./functional_cla,ssification.htm.
