ARHIVSKI VJESNIK 47. (ZAGREB, 2004)
Strana - 14
U prvu je kategoriju vladinih tijela, za razdoblje 1991.-1992, ušlo 23 stvaratelja, u drugu, za razdoblje 1992.-1994. njih 35, u treću, za razdoblje 19941996., 60 stvaratelja, a u četvrtu kategoriju ušlo je 32 stvaratelja marginalne vrijednosti koji nisu ušli u plan za preuzimanje, tj. izlučivanje se kod njih nije obavljalo uz poseban nadzor kanadskoga Državnoga arhiva. Konkretno započinjući posao, arhivisti su slično tomu tražili i svojevrsno rangiranje prioriteta vrednovanja unutar neke organizacije (stvaratelja), a koje bi bilo temeljeno na interno dodijeljenim mandatima i prirodi poslovnih aktivnosti, koje neki dio stvaratelja obavlja. Za podršku ove aktivnosti Terry Cook (tada voditelj jednoga od odsjeka u Odjelu za gradivo Kanadske vlade Državnoga arhiva, a poslije direktor novooformljenoga Odjela za preuzimanje) sastavio je 1991. »Metodologiju vrednovanja«, u kojoj je na neki način definirao korake procedure, tj. sastavio svojevrsni arhivistički protokol za vrednovanje. Protokol, naravno, polazi od funkcionalnoga vrednovanja, no definira i određenu formu vrednovanja pojedinačnih dokumenata. Prije detaljnijega opisa praktične primjene ove metode valja naglasiti još jednu činjenicu. Naime, iako funkcionalno vrednovanje primarno nije stvoreno da izlazi u susret sekundarnoj uporabi dokumenata za povijesna i druga istraživanja, što su od početka naglašavali i njegovi autori, s kontroliranim praćenjem izlučivanja ono može služiti i u tu svrhu. Osnovna postavka ove metodologije jest da se trajni status gradiva uvelike može zaključiti ukoliko procijenimo koliko sama funkcija zbog koje je gradivo nastalo (tj. obavljanjem koje je nastalo) ima određeni stupanj važnosti. Kako bi se taj stupanj važnosti odredio, prvotni je zadatak arhivista da analizom stvaratelja identificira sljedeće: a) koje su stvarateljeve poslovne funkcije, ali i koji im je međusobni poredak b) koje »mjesto« unutar ureda stvara gradivo koje najobuhvalnije prikazuje funkcije pod a) c) koji je identitet i ftzički obim onih dokumenata iz ureda (tj. »mjesta« pod b), koji čine dostatni dokaz funkcija pod a). Iako je korak a) nesumljivo prioritetan, gore pobrojane točke ukazuju da ipak nije riječ o striktno funkcionalnoj metodi vrednovanja, 18 budući da identifikacija »mjesta« nastanka 19 čini poveći dio arhivistova posla. Riječ je, Suprotno tomu, australski je pristup u potpunosti napustio brigu o »mjestu« na kojem se odvija određena funkcija ili dio aktivnosti pojedine funkcije. Misli se na administrativno mjesto, pa je prema tomu očito da nije u potpunosti zanemaren tradicionalni fokus na administrativne strukture.
