ARHIVSKI VJESNIK 47. (ZAGREB, 2004)
Strana - 13
kanadski arhivisti odlučili poći svojevrsnim srednjim putem u primjeni funkcionalne metode. Naime, taj je dokument nastao i prije no što su usvojene sve teorijske metodološke postavke i modeli, ali jednako tako i prije no što su usvojeni i definirani svi konkretni postupci, odnosno njihovi obrasci. Odlučeno je, dakle, krenuti s implementacijom, a teorija i sve operativne potrebe ostavljene su za definiranje u hodu. Državni je arhiv Kanade bio prisiljen na ovakvo postupanje zato što je odabiranje i izlučivanje gradiva državnih ustanova bilo godinama zanemarivano, te se više nije smjelo gubiti vrijeme na prethodno zaokruživanje metode. 16 Naravno, poslije je stvoren i usvojen čitav niz oruđa, koji su podržavali i omogućavali preuzimanje gradiva, 17 čime se jasno vidi zaokruženost cijeloga projekta. Funkcionalno je dakle vrednovanje započelo Svevladinim planom za preuzimanje federalnih dokumenata, koji je razvrstao federalne institucije u četiri kategorije, vodeći pritom računa o nekoliko kriterija: - broju i značenju funkcija koje neka ustanova obavlja - utjecaju tih funkcija na poslovanje vlade, ali i na biračko tijelo - međusobnim vezama i točkama sjecišta tih funkcija - fizičkim veličinama i međunarodnoj upravnoj kompleksnosti nekoga ureda - prirodi sredstava koja neki stvaratelj (federalni ured) dobiva. Stvaratelji su s Planom bili upoznati u studenom 1990., te su neko vrijeme i sami mogli »pregovarati« s Državnim arhivom o svom mjestu u Planu. Kategorije su zapravo definirale vremenske prioritete obavljanja izlučivanja, odnosno predaje gradiva Državnomu arhivu, te su trebale definirati raspored odvijanja cjelokupnoga projekta do preuzimanja gradiva vladinih tijela 1991.-1996. Razvidno je, no ipak valja posebno naglasiti, da Plan u suštini predstavlja zaokruženu i definiranu politiku preuzimanja gradiva. 16 Ovdje moramo navesti i još jedan razlog požurivanja cijeloga projekta. Naime, Državni je arhiv Kanade bio pod svojevrsnim pritiskom svojih klijenata (dakle, stvaratelja) i što su sva vladina tijela dobila zahtjev Ministarstva financija da urede i popisu svoje gradivo te mu utvrde status, što znači daje trebalo utvrditi i koje su to količine gradiva kojima treba osigurati trajnu pohranu. Logično je da su sva vladina tijela u ovom poslu vidjela Državni arhiv kao temeljnu pomoć, pa je moralo doći do dobro razrađenoga projekta. Riječ je o manje ugodnoj činjenici koja se učestalo potvrđuje, da su upravo izvanjski razlozi, a ne oni stručni i primjereniji arhivskoj inicijativi oni koji često pokreću ovakve akcije na nacionalnoj razini. 17 Administrativno, postupak se odvija u 28 (!) koraka, no kanadski arhivisti naglašavaju da upravo snažno utemeljena procedura drži na okupu cjelokupan intelektualni projekt preuzimanja. Jedan od važnijih dijelova te procedure, smješten negdje »na sredini« postupka, jest obostrano potpisivanje ugovora (Državni arhiv i ured/stvaratelj), u kojem se taksativno navode prava i obveze jedne i druge strane, uvjeti i rokovi obavljanja vrednovanja, odnosno preuzimanja ako do njega dođe. Dotičnu pravnu obvezu potpisuju predstavnici stvaratelja s vrlo visoke razine odlučivanja {senior executive), za razliku od dotadašnje prakse (middle-level records managers).
