ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 27

potpuno, potrebno je izraditi kategorizaciju koja će vrednovati subjekte nadzora prema njihovim funkcijama. Dakako, to uključuje i uvažavanje vrsta organizacija subjekata, djelokrug i njihove djelatnosti - ali ona primarno mora krenuti od analiza funkcija, odnosno poslovnih aktivnosti nekog sasvim pojedinačnog i sasvim određenog stvaratelja. Konačno, u vrednovanju je takav pristup uvijek impliciran, ako nije i eksplicite oslikan. To se tiče naše hrvatske prakse, a svakako kanadske. Možemo samo pogledati kako je vrednovanje, odnosno postupak vrednovanja, tretiran najednom drugom mjestu. U sistematizaciji kanadskih standarda i principa, kroz njihove postupke odabiranja pisanih zapisa, uvijek ćemo naići na "kategorizaciju" koja, doduše tek završava s funkcijama, ali tako da one zapravo obuhvaćaju sve ostale prioritete u tretiranju stvaratelja, odnosno gradiva stvaratelja, pa će se tako navesti da se "čuvaju pisani zapisi koji omogućuju spoznaju o 1. podrijetlu ustanove, 2. njezinu ustroju, 3. razvoju njezinih struktura, funkcija politike, programa i djelatnosti (primjer: dosjei koji se odnose na ustavni zakon, zapisnici, shema organizacije, organizacijske tabele, dosjei planiranja i programiranja, gradivo koje se odnosi na programe ili djelatnost), 4. postupak izrade zakona, pravilnika i propisa kojima se određuju funkcije, programi i djelatnost ustanove".

11 Isto tako, na drugom mjestu, kroz postupke utvrđivanja tvorca fonda, odnosno formiranja takvoga fonda, pažnja je usmjerena na to da pri "stvaranju novog fonda kao osnova mora prethoditi temeljito proučavanje tvorca (povijest organa, njegovih funkcija, nadležnosti, struktura itd.)".

12 Na istom mjestu, mada neizrečeno, odnosno posredno (jer se zapravo govori o formiranju fondova), gotovo nailazimo na određene principe za kategorizaciju, pa se tako u točki 137. kaže "da bi neki privatni ili javni organ bio utvrđen kao tvorac nekog fonda, trebaju biti ispunjeni sljedeći uvjeti: 1. da posjeduje pravni identitet, bilo da to bude ime i pravna egzistencija, kao rezultat nekog točno određenog i službenog akta koji ima svoj nadnevak, 2. da posjeduje specifični službeni mandat, tj. nadležnosti koje su jasno definirane u službenom tekstu, 3. da ima stupanj odgovornosti, točno određen položaj unutar administrativne hijerarhije, 4. da ima autonomiju, tj. da predstavlja autoritet sa snagom odlučivanja za veći dio poslova koji proizlaze iz njegove nadležnosti (samostalnost u radu) i 5. da posjeduje organizacijsku shemu, jasno zacrtanu i poznatu nutarnju organizaciju, ako to njezin ustroj opravdava."

13 Sve to navodimo kako bismo vidjeli da se kategorizacija zapravo provlači kroz sve i da je početak procesa u radu s gradivom. Ona se, konačno, nastavlja i kod formiranja arhivskih fondova. Ustvari, počinje uopće kod utvrđivanja "interesanArhivistički standardi i postupci Državnog arhiva Quebeca, str. 38, HDA, Zagreb 1994. 12 Isto, str. 65. 13 Isto, str. 65.