ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 198

sa i dokumentacije elektroničkih sustava preuzetih u Arhiv započinju svrstavanjem svakoga elektroničkog sustava u jednu od tri kategorije: o Baze podataka - mogu sadržavati bilo koje vrste informacija prikupljenih od organizacije vezano uz njihovo poslovanja, no ne rabe se za dokumentaciju i upravljanje. o Tradicionalni sustavi za upravljanje dokumentima koji digitalno pohranjuju metapodatke o dokumentima i predmetne spise, no ti su dokumenti papirnati i nisu dio elektroničkoga sustava. o Elektronički sustavi za upravljanje dokumentima u kojima se i sami dokumenti i odgovarajući metapodatci pohranjuju digitalno. U Danskome državnom arhivu elektronički zapisi nakon preuzimanja migriraju u sustavno neovisne formate koje je izabrao arhiv, te na taj način nastaje "arhivska verzija" koja se sastoji od samih podataka, opisa metapodataka, informacije o kontekstu i specifičnih arhivskih informacija. Arhivska verzija elektroničkih sustava sastoji se od tablica izvornoga sustava pohranjenih u zasebnim, sekvencijalnim datotekama u sustavno neovisnim formatima, što zahtijeva dobro definirani standard metapodataka za opisivanje sadržaja tablica i ostalih potrebnih informacija za buduću porabu, odnosno označivanje podataka o samom sustava. Za označivanje metapodataka primjenjuje se EBNF (Extended Bachus-Naur Form) da bi svi opisi bili ujednačeni. Opisivanje svake tablice arhivskoga sustava na jednak način potrebno je radi izrade standardiziranog alata za pretraživanje svih arhivskih podataka. Elektroničke datoteke metapodataka uključuju: o naslov svake tablice o sadržava li tablica zapise promjenjive ili fiksne duljine o definiciju svakoga polja u tablici, tipa i dužine te tekstualnog opisa polja o identifikaciju polja koja imaju posebnu funkciju u sustavu upravljanja dokumentima, uključujući jedinstvenu identifikaciju naziva predmetnih spisa; jedinstvenu identifikaciju, naziv, podatke pošiljatelja/primatelja dokumenta; informaciju o formatu u kojem je dokument pohranjen (na papim, digitalno ili oboje); način za identifikaciju tijela odgovornoga za stvaranje pojedinačnoga predmeta ili spisa u slučajevima gdje više tijela dijeli isti sustav za upravljanje zapisima; identifikaciju polja koje sadržava tu informaciju i ključne definicije potrebne radi rekonstruiran]a odnosa među tablicama te definiciju kodiranih polja (npr. numeričkih) bez kojih bi bila nemoguća njihova buduća uporaba. solutions / DLM-Forum, Barcelona, 6-8 May 2002. Office for Official Publication of the European Communities, Luxembourg 2002. str. 210-217.