ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 199
Kod sustava za upravljanje dokumentima obvezatna je definicija 3 do 10 SQL upita čija su osnova najčešće primjenjivana pretraživanja stvaratelja. Njihova je svrha omogućiti budućim korisnicima uvid u primjenu sustava za vrijeme njihove aktivnosti te na taj način nadoknaditi gubitak funkcionalnosti. Kako opis metapodataka u tablicama nije sam po sebi dovoljno jamstvo za omogućivanje buduće porabe podataka, u arhivsku se verziju uključuju i dodatni opći podatci (primjerice priručnici i upute za uporabu sustava, formulari za prikupljanje podataka za baze podataka, tehnička dokumentacija koja odražava struktum i funkcionalnost sustava i si.) te posebni podatci koji služe u arhivske svrhe (npr. provenijencija). Postoje i dodatne opisne tablice koje specificiraju period prikupljanja podataka i naziv sustava, ili sadržavaju kazalo dokumenata koji pružaju opće informacije, o sadržaju kojih odlučuje Državni arhiv u dogovom sa stvarateljima zapisa. Svaka je arhivska verzija određena jedinstvenim identifikacijskim brojem iz kojega se izvodi i jedinstvena oznaka svakoga CD-a unutar nje. Čuvanje, zaštita i preuzimanje Ubrzani rast u stvaranju i raspačavanju digitalnih dokumenata naglasio je brzinu i lakoću kratkoročne diseminacije s malo pažnje na dugoročnu zaštitu digitalne informacije. Nju je lakše uništiti ili promijeniti bez traga nego one tradicionalne na papim ili mikrofilmu, mediji za digitalnu pohranu imaju kraći životni vijek i digitalne informacije zahtijevaju pristupne tehnologije koje se neprekidno mijenjaju. Zbog ubrzanoga napretka informacijskih tehnologija vremenski okvir unutar kojega treba razmotriti arhiviranje postaje sve kraći, odnosno smanjuje se vrijeme između nastanka i zaštite. 30 Zaštita elektroničkih zapisa traži pomak naglaska sa zaštite nosača informacija ili medija za fizičku pohranu na zaštitu pristupa informaciji koja je zabilježena i pohranjena u elektroničkom obliku, a to preusmjeravanje od čuvanja na način da se produžuje vijek trajanja fizičkoga nosača zapisa na intelektualne sastavnice informacije dovodi do temeljne preorijentacije u zaštiti dokumenata. Opće je prihvaćeno da se elektronički zapisi sastoje od četiri osnovna elementa: sadržaja, strukture, konteksta i oblika, 31 pri čemu je bitno naglasiti da stmktum i kontekst valja čuvati zajedno sa sadržajem, tj. sadržaj elektroničkih zapisa mora biti zaštićen zajedno s pripadnim metapodatcima. 32 Dollar također smatra 33 da su Hodge, G. M. Best Practices for Digital Archiving : An Information Life Cycle Approach D-Lib Magazine 6 (2000), 1. URL:http://www.dlib.org/dlib/januarvOQ/0 1 hodge.html . (1.5. 2001). Vodič za upravljanje elektroničkim gradivom s arhivskog stajališta. Hrvatski državni arhiv, Zagreb 1999., str. 13. Erlandsson, A. Electronic Records Management : A Literature Review. International Council of Archives, Paris 1997., str. 23. Dollar, C. M. Arhivistika i informacijske tehnologije : Utjecaj informacijske tehnologije na arhivsku teoriju i praksu, Hrvatski državni arhiv, Zagreb 1999.
