ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 197
odlučeno da se uzorci povrata poreza uzmu u trajno čuvanje. Duge su diskusije u Državnome arhivu urodile odlukom da se primjenjuje kombinirana metoda uzoraka, koja uključuje sve godine koje završavaju na 0 ili 5. Unutar tih godina zapisi koji se odnose na osobe rođene 8., 18. i 28. svakoga mjeseca čuvat će se trajno. Uporaba datuma rođenja kao osnovnog uzorka bila je problematična jer su povrati poreza u Uredima unutrašnjih državnih prihoda čuvani prema abecednom redu. Sirenjem uporabe informacijske tehnologije u uredima postalo je moguće ispisati abecedne indekse povrata poreza, koji su metodu uzorka učinili jednostavnijom u praksi. Upravljanje se poreznim informacijama uvelike promijenilo, te porezne vlasti sve više dobivaju tražene informacije u elektroničkoj formi, dok samo dio stanovništva danas ispunjava obrasce za povrat poreza. Nacionalni porezni ured ima iste vrste velikih baza podatka kao i Matični ured. Nova odluka o vrednovanju iz 1996. uvjetuje da se porezne liste, počevši od 1995., trebaju ispisati u mikroformi za trajno čuvanje dok će Uredi unutrašnjih državnih prihoda čuvati porezne liste u papirnatoj formi 10 godina. Što se tiče informacija usporedivih povratima poreza, odlučeno je da će se one uzeti u trajno čuvanje u mikroformi, a odabiru se primjenom kombinirane metode uzorka, opisanoj prije. Zakonska je obveza svih središnjih i lokalnih tijela finske uprave imati popise s rokovima čuvanja dokumenata kojima se nadzire stvaranje i održavanje zapisa. Ta obaveza za registriranjem svih tipova zapisa (ili serija) u listu s rokovima čuvanja jasno uključuje i elektroničke dokumente. No unatoč činjenici da se zakon iz 1994. odnosi na sve vrste zapisa, neovisno o mediju, koncepti zapisa i arhiva tako su usko vezani samo za papirnate zapise da ustanove često ne uključuju baze podataka ili elektroničke sustave za upravljanje dokumentima u svoje liste. Djelatnici u pismohranama vladinih ustanova svjesni su te svoje obaveze, no često im je teško dobiti informaciju o takvom elektroničkom gradivu od poslovne jedinice u kojoj je stvoren. Tijela i organi državne i javne uprave u Finskoj morali su sastaviti vlastite popise s rokovima čuvanja do kraja 1989., no obično je u tim listama elektroničko gradivo prilično slabo uzeto u obzir. Finski državni arhiv trenutno radi na pripremi smjernica za kreiranje, uporabu i održavanje popisa s rokovima čuvanja, koje bi bile obvezne za sva vladina tijela. Njihov je cilj predložiti načine za poboljšavanje funkcionalnosti popisa, a uključivat će i model za kreiranje kompjutorskih popisa s rokovima čuvanja. Ove će se smjernice odnositi i na preuzimanje elektroničkoga gradiva u arhive. Danska - Praktična ćemo iskustva arhiva u postupanju s metapodatcima elektroničkih zapisa prikazati kroz praksu Danskoga državnog arhiva. 29 Načela opiSorensen, J. D. Standards for metadata and documentation : practical experiences Proceedings of the DLM- Forum 2002: Access and preservation of electronic information: best practices and
