ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 196

u slučajevima kad oni sačinjavaju dio registraturnoga sustava stvaratelja zapisa. Grupa je napose preispitala i potrebu za trajnim ili trenutačnim čuvanjem sustava uključenih u istraživanje, te se pokazalo da su postupci vrednovanja i sastavljanja popisa s rokovima čuvanja međusobno povezani. Samo je istraživanje rezultiralo mnogim odlukama vrednovanja, no ta se aktivnost vrednovanja odnosi na aktivne sustave i već postojeće gradivo budući da se u fazi planiranja sustava vrednovanju nije posvećivalo nimalo pažnje. U svakom slučaju, uvođenje aspekta vrednovanja čak i u ovoj kasnoj fazi moglo je imati pozitivne učinke tako što je dovelo do nove svijesti u odnosu na sredstva dugoročne pohrane gradiva. Trebalo bi naglasiti da su većina ustanova uključenih u istraživanje bile velike istraživačke ustanove s dobrom IT infrastrukturom koja proizvodi različite elektroničke registre. Glede ove vrste istraživačkih ustanova Državni je arhiv odlučio da oni sami što je duže moguće čuvaju elektroničko gradivo predodređeno za trajno ili trenutačno čuvanje zato što imaju najviše stručnosti što se tiče njegove uporabe, premda je bilo slučajeva kad ustanova nije shvatila svoju odgovornost čuvara gradiva dovoljno ozbiljno. U većini su se slučajeva odluke o trajnom čuvanju odnosile na cijele registre. Odabiranje pojedinačanih skupova informacija pokazala se kao vrlo naporna praksa, a uz to postoji mogućnost da takva selekcija prouzroči štetu na bazama podataka. Vrijedno je spomenuti i tri konkretna slučaja s područja vrednovanja. 1. Vrednovanje i izlučivanje matičnih knjiga u Finskome se matičnom uredu razvijalo tako da su iz registra uzimani presjeci koji se odnose na godine koje završavaju sa 0 ili 5, pokazujući stanje registra prvoga siječnja. Magnetske vrpce koje sadržavaju te presjeke preuzete su u Državni arhiv. Osnovne informacije o stanovništvu određene su za trajno čuvanje posebnim zakonom koji propisuje da će matični ured zadržati ovu informaciju u svojoj vlastitoj bazi podataka i voditi računa, naravno, o potrebnoj informacijskoj službi. To znači da su vrpce premještene u Državni arhv u osnovi sigurnosne kopije, koje jamče da će strateški važne informacije biti sačuvane u svim okolnostima. 2. U slučaju čuvanja studentskih registara u elektroničkoj formi, što je dobro uhodana praksa u finskim sveučilištima, već je 1990. odlučeno da se iz tih registara godišnje ispisuju određene grupe informacija u papirnatoj formi za trajno čuvanje. Originalne se vrpce čuvaju na sveučilištima tako dugo dok to smatraju potrebnim. 3. Treći se slučaj tiče poreznih zapisa regionalnih ureda unutrašnjih državnih prihoda. Uobičajeno je da su godišnje porezne liste, koje su papirnati zapisi, bile određene za trajno čuvanje. Također su, od trenutka sastavljanja, bile dostupne pojedincima iz javnosti. Godišnji povrati poreza, s druge strane, bili su klasificirane informacije. Period njihova čuvanja bio je prvo 10, a poslije 6 godina. Povrati poreza su, očigledno, zanimljiv materijal za znanstveno istraživanje, zbog čega je