ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 195
Finska - U Finskoj 28 se, za razliku od država u kojima se vrednovanje papirnatih zapisa događa na kraju životnoga ciklusa dokumenta, vrednovanje pokušava planirati unaprijed (prethodno vrednovanje) tako da kad su spisi kreirani ili zaprimljeni u organizaciji, već se znaju njihovi rokovi čuvanja. U okruženju je elektroničkih zapisa rano vrednovanje dvostmko važno i obično se prepomča da bi se izbjegao rizik da zapisi postanu nekompletni ili nepouzdani. Promjene u IT sustavima mogu prouzročiti gubitke ili degradaciju zapisa koji nisu bili migrirani u novi sustav s dostatnim planiranjem, a i moguće je da bi retrospektivne procedure izlučivanja dovele do promjena štetnih za sustave. Baze podataka tako mogu izgubiti podatke koji bi trebali biti sačuvani, što je rizik od posebna značaja kod relacijskih baza podataka. Državni je arhiv imao 1994. radnu grupu koja je radila istraživanje o elektroničkome gradivu u središnjim upravnim i istraživačkim ustanovama, uglavnom raznim registrima i bazama podataka, a donijela je i neke preporuke o vrednovanju i izlučivanju ovoga gradiva: o Državna bi arhivska služba trebala napraviti razliku između trajnoga čuvanja, sjedne, i trenutačnoga ili "privremenoga" čuvanja, s druge strane. o Posljedično, trajno bi čuvanje značilo da se državna arhivska služba obvezala sačuvati gradivo u svim okolnostima. Najekonomičniji način čuvanja velkih baza podataka bila bi preuzeti ih kao COM mikrofilm. Radna grupa procijenila je da bi godišnja količina od 1000 stranica opravdala COM rješenje. Ukoliko bi uporaba gradiva za istraživanje bila teška, COM mikrofilmovi mogli bi biti popraćeni elektroničkim čuvanjem na neprekidnoj osnovi. Ukoliko bi elektroničko čuvanje bilo preduvjet uspješne istraživačke uporabe i ako dokazni aspekti također zahtijevaju elektroničku formu, to bi bilo opravdanje za trajno elektroničko čuvanje. o Trenutačno ili "privremeno" čuvanje u elektroničkoj formi odvijalo bi se u slučajevima gdje dokazna vrijednost nije glavno pitanje. U praktičnim stuacijama, gdje je u određenim slučajevima neophodno trajno čuvanje elektroničkoga gradiva, ono bi se trebalo čuvati odvojeno od gradiva s kratkoročnim rokovima čuvanja. Radna je grupa također predložila određene kriterije vrednovanja elektroničkoga gradiva, važeće za unutarnju uporabu unutar državne arhivske službe. Osnovne su smjernice povezanost informacijskoga sustava sa stvarnom ovlašću stvaratelja zapisa te čuvanje baze podataka koja sadržava referalne informacije samo Podatci o vrednovanju i izlučivanju elektroničkih zapisa u Finskoj preuzeti su iz istoimenog izvještaja gospodina Raima Pohjolc, zamjenika generalnog direktora Finskoga državnog arhiva, upućenoga dr. J. Kolanoviću, ravnatelju Hrvatskoga državnog arhiva.
