ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 17

značaja (tijela državne uprave, ustanova i fondova, tijela samouprave, prosvjetni, zdravstveni, kulturni, znanstveni, gospodarski subjekti, udruge, pojedinci). Postupak se sveo na vrednovanje stvaratelja, budući da konkretni podatci olakšavaju praktično djelovanje. Naime, dosljedno postupajući, dovoljno bi bilo navesti koje su to funkcije koje obilježavaju i objašnjavaju pojedino društvo, potom ih vrednovati i kategorizirati te tražiti tomu odgovarajuće gradivo. Praksa je međutim lakše ostvariva, odnosno lakše ozakonjiva (u smislu definiranja djelovanja, prava, a napose obveza) kad pred sobom imamo konkretnu pravnu osobu. U literaturi nalazimo opisane razne metode ovakva vrednovanja, odnosno razne metode analiza funkcija, no, možda je dva najtransparentnija postupka iznijela i opisala B. Reed u "Keeping Archives". Prvi postupak polazi od istraživanja zasnovanih na arhivskim iskustvima, te se temeljem tih iskustava vrši analiza onih oblasti čije su funkcije tradicionalno rezultirale velikim omjerom gradiva trajne vrijednosti. U Kanadskom nacionalnom arhivu taj je dio analize prozvan strategijom stjecanja gradiva, a u nas bi se moglo podvesti pod termin "akvizicijske politike". Postupak se sastoji od triju etapa: a) utvrđivanje općih izvora potencijalno značajnoga arhivskoga gradiva - postavljanje akvizicijskih meta b) naredba o prvenstvu prikupljanja arhivskoga gradiva takvih meta te analize njihovih unutrašnjih administrativnih sastavnih dijelova c) procjena i rangiranje gradiva na stupnju serije - razvoj plana gradiva predviđenoga za izlučivanje. Drugi pak postupak razvio se krajem osamdesetih godina prošloga stoljeća, a polazi od istraživanja tzv. užih tipova registratura ili vrsta registratura (primjerice unutarnji poslovi, lokalna uprava, strukovna udruženja, bolnice, sveučilišta), odnosno njihovih zadataka, a potom se pristupa utvrđivanju značaja. Ovaj put polazi od razmišljanja i analize o tomu koje bi gradivo trebalo postojati a da bi dokumentiralo tekuće aktivnosti kojima se određeni zadatci izvršavaju (sukladno, dakle, prethodnoj analizi zadataka), a ne od spoznaje koje gradivo postoji. Najkraće rečeno, temelj ovoga postupka jest utvrđivanje onoga što arhivistička profesija želi dokumentirati. B. R. taj postupak naziva strategijom dokumentacije, a za sada se rabi u manjoj mjeri. Valja naglasiti da će s vremenom svakako dolaziti do revizija kategorizacije, budući da neprestano, negdje brže, a negdje sporije, dolazi do promjena subjekata - nositelja društvenih funkcija, odnosno, dolazit će do razvoja nekih drugih, do sada nepoznatih ili, u najmanju ruku, transformiranih funkcija. Istaći treba i da ono što smo do sada imali običaj zvati funkcionalnim vrednovanjem, misleći na analizu i vrednovanje funkcija unutar poslovanja svakoga pojedinog stvaratelja, nećemo zaobići, već ćemo nakon izvršenoga vrednovanja