ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)

Strana - 33

R. Dujmović, K. Čuljat, Projekt uredsko poslovanje - prijem i obrada akata u GZAOP-u u Zagrebu, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 29-42 Brojčane oznake referenata od 001 do 999 dodjeljuju se svakom referentu u okviru organizacijske jedinice kojoj pripada. Brojčane oznake referentima dodjeljuje rukovodilac organa i organizacije kojoj pripada organizacijska jedinica određenog referenta prema postojećoj sistematizaciji radnih mjesta. Naknadne izmjene i dopune brojčanih oznaka referenata projektom su omogućene svakom pojedinom korisniku. POSTUPAK PRIJEMA I OBRADE AKATA primjenom projekta Uredsko poslovanje 1. Prijem akata (dostava akata osobno, putem pošte ...) 2. Otvaranje, kontrola pristojbe, poštarine i nadležnosti 3. Razvrstavanj e i rasporedivanj e 4. Stavljanje otiska predmetnog štambilja 5. Otvaranje predmeta (automatska dodjela rednog broja predmeta) 6. Upisivanje akata u otvoreni predmet (automatska dodjela rednog broja akta u predmetu) 7. Izdavanje potvrde o prijemu 8. Povezivanje akata s već otvorenim predmetima 9. Dodjela šifre organa i organizacijske jedinice nadležne za rješavanje predmeta 10. Dostava predmeta u odjel, službu ... putem dostavne knjige 11. Dodjela šifre referenta - delegiranje referentu 12. Povezivanje predmeta 13. Obrada i rješavanje predmeta 14. Razvođenje predmeta 15. Vraćanje riješenih predmeta iz odjela i davanje uputa za razvođenje i arhiviranje u pisarnici 16. Rad pismohrane Pomoćni izbori za pretraživanje podataka: 17. PREGLEDI 18. ŠTAMPANJA 19. STATISTIKE Točke 1 do 4 obavljaju se uglavnom ručno u pisarnici, dok sve ostale poslove djelatnici obavljaju korištenjem računala i listanjem na lokalnom štampaču, bilo u pisarnici, odjelu ili pismohrani. 33