ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)
Strana - 32
R. Dujmović, K. Čuljat, Projekt uredsko poslovanje - prijem i obrada akata u GZAOP-u u Zagrebu, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 29-^12 završetka i uputama za arhiviranje, zatim se predmet dostavlja centralnoj pisarnici, odnosno nadležnom djelatniku organa uprave radi otpreme odnosno arhiviranja. Ovim načinom svi podaci o predmetu vode se i pohranjuju najednom mjestu, čime se izbjegava višestruko protokoliranje, a zainteresirani u svakom trenutku mogu dobiti informacije o toku postupka, o predmetima u roku, po organizacijskim jedinicama i nadležnim djelatnicima, što može poslužiti kao osnova za praćenje djelatnosti organa uprave i svakog pojedinog djelatnika. Osim isključenja ručnog vođenja evidencija, projekt osigurava cjelovitost i ažurnost evidencija te bitno drugačije raspolaganje podacima. Za ovako organizirani sustav prijema i obrade akata treba uspostaviti: • Jedinstveni sustav klasifikacije predmeta i akata • Jedinstveni sustav brojčanih oznaka za sve organe, organizacijske jedinice i sve nadležne referente. Navedeni sustav klasifikacije predmeta i akata, kao i označavanje organa i organizacijskih jedinica, propisan je Uredbom o uredskom poslovanju, a sastoji se od: • Klasifikacijske oznake • Urudžbenog broja. Plan klasifikacijskih oznaka s planovima dosjea trebaju definirati svi korisnici projektnog rješenja. Plan klasifikacijskih oznaka za svaki organ uprave, odnosno organizaciju, utvrđuje rukovoditelj na osnovi odredbe člana 12, stavka 2 Uredbe o uredskom poslovanju. Brojčane oznake organa ili organizacije utvrđuje centralna nadležna služba za sve organe i organizacije u svom sastavu, na osnovi Odredbe 5, stavka 1 i 2 Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata. Na području svake općine ili grada dodjeljuju se brojčane oznake organima, počevši od broja 01 do 99. U okviru svakog organa odnosno organizacije, pojedinim organizacijskim jedinicama (odjelima, službama, odsjecima i slično) dodjeljuje se brojčana oznaka od 01 do 99 prema postojećim propisima o njihovoj unutrašnjoj organizaciji. Brojčane oznake organizacijskih jedinica u okviru svakog organa odnosno organizacije, utvrđuje rukovoditelj tog organa odnosno organizacije. Naknadne izmjene i dopune brojčanih oznaka organa i organizacijskih jedinica, zbog mogućih promjena organizacijske strukture, projektom su omogućene svakom korisniku. 32