ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)

Strana - 25

S. Ivanović, Problemi izrade funkcionalnih klasifikacijskih sustava, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 19-28 ne spadaju ni u jednu od navedenih grupa. Činjenica je da u listi neće biti predviđene baš sve moguće razine, kao i da bi za neke specifične slučajeve uvođenje posebnih razina pridonijelo njenoj složenosti i otežalo uporabljivost. Upravo za takve izdvojene slučajeve postoje opisane klase. Vrednovanje Smjer u kojem danas kreće metodologija izrade klasifikacijskih sustava pretpostavlja implementaciju lista s rokovima čuvanja u funkcionalne klasifikacijske sheme. Ovo čini još jednu važnu karakteristiku ovakvih sustava. U osnovi takve metodologije leži načelo da budući da zapisi predstavljaju evidenciju aktivnosti i odraz su poslovnog konteksta u kojem nastaju, vrednovanje postaje dijelom analize poslovnih funkcija i identifikacije zahtjeva spisovodstva, a ne procjena vrijednosti postojećih vrsta zapisa. Ukratko, umjesto da procjenjujemo koje zapise želimo čuvati, a koje ne, zapravo trebamo odlučiti koje poslovne funkcije želimo dokumentirati i na koliko dugo, putem stvaranja i čuvanja zapisa. U funkcionalnoj klasifikacijskoj shemi procjena vrijednosti dokumentacije postaje ne samo jednostavnija, nego ona istovremeno omogućuje da se rokovi čuvanja utvrde i implementiraju u nju unaprijed, što povratno osigurava da se vrednovanje zapisa provodi već od trenutka njihova nastanka. Slijedeći praksu nekih zemalja, za svaku klasu zapisa u shemi rokovi su definirani s obzirom na stupanj odgovornosti za zapise. Točnije, rokovi su utvrđeni s obzirom na podjelu u dvije osnovne kategorije - urede primarne odgovornosti, koji čuvaju službene zapise kako bi zadovoljili dugotrajnije operativne, financijske, pravne i druge zahtjeve i na ostale (uredi neprimarne odgovornosti), koji uglavnom čuvaju kopije istih zapisa ili dijelove nekog spisa koji postoji istovremeno u uredu primarne odgovornosti. Na isti je način i postupak sa zapisima nakon njihova isteka definiran različito s obzirom na tu temeljnu podjelu. Ovakvim pristupom omogućeno je da sva potrebna dokumentacija ulazi u okvir spisovodstvenog nadzora, stvoreni su preduvjeti za veću urednost u njenom vođenju i čuvanju, ali istovremeno za pravovremeno i kvalitetnije vrednovanje. Za njegovo je bolje razumijevanje naveden primjer izgleda liste za grupu 100 "Upravljanje - općenito" iz spomenutog nacrta sheme za administrativnu funkciju: Grupa: 100 UPRAVLJANJE - OPĆENITO U ovu grupu razvrstava se dokumentacija koja nije razvrstana u drugu grupu unutar glavne grupe Upravljanje, npr. dokumentacija koja se odnosi općenito na postupke i način upravljanja, raspodjelu nadležnosti i odgovornosti u upravljanju i si. 25