ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)

Strana - 23

S. Ivanović, Problemi izrade funkcionalnih klasifikacijskih sustava, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 19-28 Iz vezanosti klasifikacijskih sustava uz funkcije proizlazi i njihova druga karakteristika - oni koriste sekvencijski, odnosno slijedni pristup u nizanju klasa. Drugim riječima, za strukturiranje sheme poslova oni koriste logički redoslijed određen prirodnim, prostornim, vremenskim i uzročnim odnosima koji postoje među nizovima ili serijama aktivnosti i funkcija. To znači da ukoliko je bilo zakonom bilo poslovnom politikom predviđeno odvijanje aktivnosti određenim redoslijedom, tada klasifikacijski sustav treba biti strukturiran na način da omogući organizaciju spisa na sustavan način u niz koji odražava prirodni redoslijed odvijanja aktivnosti koje on evidentira i dokumentira.

7 Kao ilustraciju možemo iz spomenute sheme za administrativnu funkciju kao primjer uzeti funkciju "Osnutak, djelatnost i prestanak s radom". U okviru nje npr. grupa "Osnivanje" dolazi prije "Promjene djelatnosti", a obje pak prije grupa "Stečaj" ili "Prestanak djelatnosti" itd. Vidljivo je da prirođena logička struktura takvog sustava nije okarakterizirana hijerarhijskim grupiranjem, kao stoje to slučaj s predmetnim sustavima, već je namjesto toga po prirodi sekvencijalna, tj. usklađena sa strukturom poslovnih procesa. To je bitno različito i od abecednog nizanja funkcija i aktivnosti u shemi, kakav sustav koriste npr. Australci, a koji ne odgovara stvarnosti odvijanja poslovnog konteksta, budući ne odražava taj prirodni slijed. Ono što ovakav pristup čini osobito va žnim je što na taj način klasifikacijski sustav postaje podrškom određenim poslovnim procesima, pridonoseći istovremeno i njihovom kvalitetnom izvođenju. Naime, uz pomoć takve strukture praktički dobivamo alat koji nam omogućuje nadzor nad urednošću i kvalitetom ne samo upravljanja zapisima, već i poslovanja uopće. To je bitan pozitivan pomak u ulozi koju klasifikacijski sustavi dobivaju u spisovodstvu. Ključna strategija u metodologiji, koja će se koristiti u ovoj vrsti funkcionalnog sekvenciranja aktivnosti, strukturirat će klasifikacijski sustav u blokove, primarne klase i sekundarne klase. Riječ jeo praksi korištenoj u sustavima nekih zemalja, ali označavanje naziva skupine klasa iste razine u shemi isključivo je terminološko pitanje. U našem slučaju strukturu čine funkcije i aktivnosti raspoređene u nekoliko osnovnih područja poslovanja ili u slučaju sheme ovdje korištene kao primjer, u 7 osnovnih skupina administrativnih funkcija.

8 One su razrađene u niz glavnih grupa i grupa koristeći ranije navedenu logiku sekvencijalnog strukturiranja, istovremeno poštujući dubinu razradbe koja je trebala omogućiti izradu smislene i uporabljive 1 P. Sabourin, "Constructing a Function-Based Classification System: Business Activity Structure Classification System", http://www.nnicanada.com/archivaria_article_2002.htm; članak je izvorno objavljen u časopisu Archivaria br. 51. 8 Administrative Records Classification System (ARCS) koristi 6 takvih područja. Vidi Administrative Records Classification System, http://www.bcarchives.gov.bc.ca/arcs/index.htm 23