ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 91

S. Zgorelec, Klasifïkacijski sustavi - suvremeni problemi i tendencije, Arh. vjesn., god. 44(2001), str. 85-92 adekvatnu podršku svih institucija koje bi bile obuhvaćene takvim planom, uloga arhiva pri njihovoj izradbi neupitna. S druge bi se strane za institucijske ili operativne funkcije plan razvijao na dvije razine. Rukovodeći se spomenutom metodologijom, pojedine institucije kao što su primjerice Vlada, ministarstva, Sabor, razvile bi posebnu klasifikacijsku shemu za sve specifične funkcije koje jedinstveno određuju svaku od njih. Istovremeno, za sve takve operativne funkcije, ali jedinstvene za širu kategoriju institucija, kao što su npr. županije, općine i gradovi, izradila bi se tzv. resorska ili granska klasifikacijska shema. Ovako prikazana metodologija značila bi, u usporedbi s postojećom praksom, odustajanje od jedinstvenog klasifikacijskog plana za sve institucije kakav se koristi u Hrvatskoj. Polazeći od klasifikacije na temelju sadržaja, a ne funkcija i aktivnosti, on se pokazao nepreglednim, a njegove klasifikacijske oznake preširokima. Sve je to stvorilo uvjete za samovoljno razvrstavanje zapisa, odnosno nedosljednost u primjeni takvoga plana. Nemali je broj slučajeva u kojima se u općem nesnalaženju u širokom spektru mogućih klasifikacijskih oznaka, isti predmet u različitim pismohranama označavao potpuno drugačijim oznakama. Nedostaci takvoga plana uzrokovali su, također, i poteškoće u pretraživanju i korištenju zapisa. Istovremeno, ovako strukturiran plan ne pruža mogućnost implementiranja rokova čuvanja, što predstavlja imperativ suvremena poslovanja. Takve okolnosti postavljaju pred nas zahtjev za što bržim uključivanjem uprave i arhiva u projekt izrade, u prvom redu, sheme za administrativne funkcije. Pri njegovu pokretanju, trebalo bi poći i izvan nacionalnih okvira, uključujući, u skladu s iskazanim interesom, i šire regionalno područje. Izrada posebnih i resorskih klasifikacijskih shema postavlja se kao prioritet u sljedećoj fazi, uvjetovan ne samo općim trendom u suvremenom poslovanju, već i interesima institucija da stvore uvjete u kojima će se upravljanje zapisima odvijati na učinkovit način. Zaključak Iznesena metodologija pruža okvir za razvoj smislenih, jednostavnih i praktičnih klasifikacijskih sustava, u nazivlju i uporabi klasifikacijskih oznaka standardiziranih, a sastavljenih od usporednih skupina koje se međusobno isključuju. Funkcionalno zasnovani klasifïkacijski sustavi s unaprijed ugrađenim kriterijima izlučivanja, te razvijenim tezaurusima, preduvjetom su jednostavnog i kvalitetnog izvođenja brojnih funkcija upravljanja. Samo zasnovani na navedenim načelima redefinirane metodologije, oni će omogućiti da se u uvjetima elektroničkog poslovanja suočimo sa specifičnom prirodom elektroničkih zapisa i zaštitimo ih kroz sustavan nadzor kao vjerodostojne, pouzdane i uporabljive evidencije tijekom cijeloga životnoga ciklusa. 91