ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 90
S. Zgorelec, Klasifikacijski sustavi - suvremeni problemi i tendencije, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 85-92 nju sustava, utvrdi rok čuvanja. 9 Drugim riječima, uz svaku primarnu klasu postojao bi akronim koji označava rok njenog čuvanja, odnosno ako ta dostupnost nije ista za cijelu takvu klasu, rok bi se naznačio uz sekundarnu ili tercijarnu klasu. 10 Na taj će način klasifikacijski sustav pružiti osnovu za izlučivanje pojedinih klasa zapisa, bez potrebe da se pri tome pojedinačno ulazi u svaki predmet, odnosno u daljnjoj perspektivi uz adekvatnu tehnološku podršku, da se izlučivanje provodi automatski. Funkcionalno zasnovani kriteriji izlučivanja odgovor su na brojne izazove s kojima nas suočava suvremeno uredsko poslovanje. Prije svega, putokaz su za snalaženje među nebrojenim serijama elektroničkog gradiva, zbog čije specifične prirode, vrednovanje zasnovano na funkcijama i aktivnostima stvaratelja, a ne vrednovanje pojedinačnih zapisa, postaje nužnost. Istovremeno, implementacija kriterija izlučivanja već na razini oblikovanja sustava omogućit će da se vrednovanje odvija jednostavno i brzo, kao kontinuirani proces koji može započeti od samog početka životnoga ciklusa zapisa. Stvaranjem preduvjeta za kontinuirano vrednovanje zapisa već u fazi razvoja sustava upravljanja zapisima, danas se smatra gotovo jedinim dugoročno održivim modelom vrednovanja elektroničkih zapisa." Primjena metodologije u praksi Nakon kratkog prikaza osnovnih koraka uključenih u razvoj klasifikacijskih sustava, potrebno je uočiti neke specifičnosti primjene metodologije u praksi. Naime, pri njihovu oblikovanju potrebno je imati na umu daje u svakoj organizaciji ili na široj razini istorodnih organizacija, funkcije teže podijeliti na tzv. administrativne i institucijske. To bi u praksi značilo da ćemo za sve administrativne funkcije odnosno sve one poslove zajedničke svim institucijama, bez obzira na njihov položaj u hijerarhiji, razviti jedinstvenu opću klasifikacijsku shemu ili plan 12 . Ona će se odnositi samo na one funkcije kao što su računovodstvo, kadrovski poslovi, imovina, upravni poslovi, pravna služba, informacijski sustavi i drugo, odnosno ono što se razmatra pod općim poslovima. Dakako, nije potrebno posebno isticati kako je, uz 9 Administrative Functions Disposal Authority, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/ disposal/authorities/ GDA/AFDA/Full_Admin_Authority.pdf 10 Administrative Records Classification System (ARCS), http://www.bcarchives.gov.bc.ca/arcs/ index.htm u Ivanović, J., Vrednovanje elektroničkih zapisa, Arhivski vjesnik, 41/1998, Zagreb 1998, str. 17. 12 Vidi u: Administrative Records Classification System (ARCS), http://www.bcarchives.gov.bc.ca/ arcs/index.htm ili The preparation of records management handbooks for government agencies: A RAMP study; priredili Murielle Doyle i André Fre'nière http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9118e/r9118e00.htm ili Selected guidelines for the management of records and archives: RAMP study; priredio Peter Walne, http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9006e/r9006e00.htm 90'
