ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 87

S. Zgorelec, Klasifikacijski sustavi - suvremeni problemi i tendencije, Arh. vjesn., god. 44(2001), str. 85-92 zapisa u ustroj koja odražava strukturu poslovnih funkcija, njihovo pretraživanje, pohranu i izlučivanje. U pokušaju predstavljanja metodologije razvoja klasifikacijskih sustava, korištena su međunarodna iskustva, temeljena na normama kao što su npr. australska AS 4390: Records Management,

1 odnosno načelima norme ISO 15489-1: Information and Documentation - Records Management. U nekima je potrebno potražiti smjernice koje, u skladu s praksom u Hrvatskoj, mogu obilježiti put u iznalaženju osnova za izradu nove Uredbe o uredskom poslovanju. Na početku je potrebno istaknuti dvije temeljne promjene što čine obilježje nove metodologije. Prva se odnosi na koncipiranje postupaka i mehanizama klasifikacijskih sustava na funkcionalnim načelima, odnosno na način koji će pružiti osnovu za klasifikaciju zapisa ne na temelju onoga o čemu zapisi jesu, već na temelju onoga zašto oni postoje. Ukratko, riječ je o pomicanju fokusa u njihovu oblikovanju od sadržaja prema kontekstu nastanka i korištenja zapisa, odnosno k funkcijama i aktivnostima rezultat kojih zapisi jesu. Druga temeljna promjena sastoji se u zahtjevu da se kriteriji izlučivanja, temeljeni na istim funkcionalnim načelima, unaprijed ugrade u takve sustave. U praktičnom smislu to će značiti oblikovanje takvih sustava koji će pružiti osnovu za kontinuirano izvođenje postupaka funkcionalnoga vrednovanja, predmetom kojeg nisu pojedinačni zapisi, već poslovne funkcije stvaratelja. Slijedeći korake razvoja takvih sustava, pokušat ćemo razvidnim učiniti implikacije spomenutih promjena na postojeću praksu. Analiza poslovnih procesa Prvi korak u razvoju sveobuhvatnih klasifikacijskih sustava sastoji se u identifikaciji ciljeva institucije i strategija za njihovo ostvarivanje, širih funkcija poduzetih kako bi se poduprli ti ciljevi, aktivnosti koje pridonose ispunjenju funkcija te skupina transakcija kao najmanjih jedinica poslovnih aktivnosti. Taj se zadatak idealno provodi putem "analize poslovnih procesa".

3 Ona prije svega znači razumijevanje poslovnog konteksta uredskog poslovanja neke organizacije, posebice odnosa između poslova neke organizacije i zapisa koji su rezultat tih poslova. Analiza poslovnih procesa započinje hijerarhijskom analizom koja osigurava pregled onoga što neka institucija radi. Slijedi zatim lomljenje te slike u detaljne dijelove putem analize procesa koja oslikava način na koji je taj rad ostvaren, odnosno identificira gdje i kada su nastali zapisi kao rezultat funkcija i aktivnosti. 2 http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/sacramento/sacramento.htm 3 Designing and implementing records keeping systems (DIRKS); http://www.naa.gov.au/ recordkeeping/ dirks/dirksman/dirks_pdf/dirks_stepB.pdf 87