ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 88

S. Zgorelec, Klasifikacijski sustavi - suvremeni problemi i tendencije, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 85-92 Tri su načina za provođenje takve analize. Prvi je neposredni uvid u unutarnje izvore zapisa (kao što su npr. izvješća, planovi i si.) te vanjske izvore dokumenata (zakoni, standardi). Analizu je moguće izvršiti i metodom upitnika ili pak metodom intervjua. Prva je metoda ona koja pruža najbolji uvid u administrativni kontekst, ali je istovremeno najskuplja i najsporija. Izbor će stoga ovisiti o resursima koji stoje na raspolaganju za razvoj sustava. Razvoj klasi'fikacijskih shema poslova Analiza poslovnih procesa čini polazište za oblikovanje klasifikacijskih shema poslova. Riječ je o mehanizmima što se nalaze u osnovi klasifikacijskih sustava, a koji omogućuju identifikaciju i organizaciju zapisa, tvoreći istovremno preduvjete za njihovo pretraživanje i izlučivanje. Klasifikacijske sheme, oblikovane na funkcionalnim načelima, identificiraju i definiraju funkcije i aktivnosti neke organizacije, ali također oslikavaju hijerarhijske i druge odnose između entiteta administrativnog i operativnog konteksta. Koncipirane na taj način, one su odraz strukture metapodataka uključenih u životni ciklus zapisa. Pri oblikovanju klasifikacijske sheme poslova potrebno je osigurati daje odgovarajuća poslovna aktivnost odabrana kao osnova za svaku funkciju, da svaka od njih ima definirane i opisane svoje ciljeve te da se one međusobno isključuju. Također je preporučljivo da se za svaku funkciju eksplicitno navede što treba biti njezin proizvod, koja su njegova bitna obilježja te koji su zahtjevi kojima treba udovoljiti. Propust takvih opisa vodi do individualnih tumačenja i time onemogućuje uniformnu primjenu tog sredstva upravljanja.

4 U tako strukturiranoj klasifikacijskoj će shemi svakoj klasi funkcija biti dodijeljen odgovarajući raspon oznaka, najčešće numeričkih, što omogućuje sustavnu nadogradnju klasifikacijske sheme s pojavom novih funkcija i aktivnosti.

5 Promjena perspektive u smjeru razvoja funkcionalno zasnovanih klasifikacijskih shema, znači ujedno i napuštanje tendencije da se one temelje na strukturi organizacija, koja u perspektivi postojeće prakse postaje sve manje moguća. U suvremenom je poslovanju unutarnji organizacijski ustroj sveden na najmanju mjeru, a osim toga sve češće je promjenjiv. Drugo, javljaju se stalno nove institucije i nova područja djelovanja, nadležnosti se prenose s jednog ureda na drugi, kako unutar tako i izvan institucija, a različite funkcije često obavljaju privremeno ustrojena tijela koja se relativno brzo dokidaju.

6 Još jedan razlog koji govori u prilog ovakvoj promjeni jest i činjenica da su funkcije i aktivnosti ne samo stabilnije od organizacijske struk4 The preparation of records management handbooks for government agencies: A RAMP study; priredili MurielleDoylei André Frénière, http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9118e/r9118e00.htm 5 Isto. 6 Duranti, L., Arhivski zapisi, Zagreb 2000, str. 81. KS