ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 82

T. Ćepulić, Međunarodni standard ISO 15489 "Information and documentation Records management", Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 77-84 3) Uključivanje dokumenata u spisovodstveni sustav. Svrha ovog procesa je stvaranje veze između dokumenta, stvaratelja i pravnog konsteksta, smještaj dokumenata unutar sustava i povezivanje s drugim dokumentima. 4) Registracija. Dokumenti se registriraju prigodom uključivanja u sustav. U tekstu standarda osobito se ističe da registracija mora prethoditi bilo kojoj drugoj akciji povezanoj s dokumentom. 5) Klasifikacija. Standard ističe nekoliko važnih prednosti klasifikacije: - međusobno povezivanje dokumenata - osiguravanje konzistentnog imenovanja dokumenata - pomoć u pronalaženju dokumenata - olakšano određivanje zaštite za pojedine skupine dokumenata - olakšano određivanje prava pristupa i akcije korisnicima sustava - mogućnost podjele odgovornosti za pojedine skupine dokumenata - olakšana distribucija dokumenata referentima - olakšano određivanje rokova čuvanja. Ova tri koraka, uključivanje dokumenata u sustav, registracija i klasifikacija, u Hrvatskoj se provode urudžbiranjem. 6) Čuvanje. Ovdje se ističe važnost uzimanja u obzir fizičkih i kemijskih svojstava zapisa (odnosno podloge). Također ih je važno osigurati od neovlaštenog pristupa, uništavanja, gubitka i katastrofa. Čuvanje uključuje i politiku migracije. 7) Korištenje. Moraju postojati jasne smjernice o tome tko ima pristup kojim dokumentima. Ograničenja se mogu donijeti bilo za djelatnike, bilo za vanjske korisnike. Osobitu pozornost treba posvetiti pravovremenom ukidanju ograničenja, čim razlozi za ograničenje prestanu postojati. 8) Praćenje. Standard razlikuje dvije vrste praćenja dokumenata u sustavu. Praćenje akcija korisno je ako je vrijeme u kojem treba poduzeti određenu akciju vezanu uz prijem ili stvaranje dokumenata ograničeno. Druga je vrsta praćenje smještaja dokumenta, nužno radi pronalaženja kada je dokument potreban. 9) Provedba izlučivanja. Ovdje su navedena neka osnovna načela: - za uništavanje uvijek treba imati odobrenje (u našem slučaju, odobrenje nadležnog arhiva) - dokumenti vezani uz sporove koji su pokrenuti ili su u tijeku, ne smiju biti uništeni do kraja spora - uništenje se mora provesti na način koji štiti povjerljivost podataka - kod uništavanja treba uništiti i sigurnosne i zaštitne kopije. Ovo je važno predvidjeti kod oblikovanja sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima. 82