ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 74

M. Štambuk-Škalić, Uloga pismohrane u upravljanju zapisima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 71-76 Sustav klasifikacije, odnosno razredbe osnovica je sveobuhvatnog sustava organizacije dokumenata, koji se temelji na promišljenom i sustavnom redanju zapisa u razrede (klase) i vrste (kategorije), označene oznakama (kodovima) u obliku brojeva ili kombinacije brojeva i slova. Svaki klasifikacij

ski sustav temelji se na operativnim potrebama i na funkcijama onoga koji stvara arhivske zapise, odnosno potrebama korisnika tog sustava, službe odgovorne za razredbu, za pohranu u pismohranu i za pronalaženje i korištenje tih zapisa.

8 Plan odlaganja zapisa vezanje uz određivanje krajnje sudbine zapisa, odnosno određivanje korisnosti zapisa nakon određenog vremenskog razdoblja. Kakav god bio sveukupni vremenski rok predviđen za čuvanje svake skupine zapisa, potrebno je razlikovati razdoblja u kojima je zapis djelatan, poludjelatan odnosno nedjelatan, te za svaki utvrditi i mjesto i rok čuvanja.

9 Spisovodstveni priručnik je vrsta pomagala koje služi kako bi se postavljeni sustav spisovodstva nadzirao i održavao. U priručniku se navode i obrazlažu upute o svim pojedinostima u radu sa zapisima i utvrđuje odgovornost za navedene postupke i onih koji stvaraju i onih koji koriste arhivske zapise u određenoj ustanovi. Pomoću priručnika koji se može i treba nadopunjavati kontinuiranim obrazovnim tečajevima za korisnike sustava, najdjelotvornije se može djelatnike ustanove uputiti i podučiti o samom sustavu, kao i o postupcima za primjenu sustava.

10 Kakva je situacija na području upravljanja zapisima u Hrvatskoj? Odredbe o arhivskom i registraturnom gradivu, o pismohrani i o uredskom poslovanju sadržane su u dvije grupe pravnih akata Republike Hrvatske: 1. u zakonima i provedbenim propisima o arhivskoj djelatnosti 2. u zakonima i provedbenim propisima o pismohranama ustanova stvaratelja arhivskog gradiva.

11 U prvoj grupi, tzv. arhivskih propisa, temeljni je Zakon o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. godine koji razlikuje dvije kategorije gradiva: - javno arhivsko gradivo i - privatno arhivsko gradivo. 8 L. Duranti, str. 77. 9 L. Duranti, str. 98. 10 L. Duranti, str. 207. U Arhivi i arhivsko gradivo: Zbirka pravnih propisa 1828-1997. (priredio Marijan Rastić), Hrvatski državni arhiv, Zagreb 1998. 74