ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 75

M. Štambuk-Škalić, Uloga pismohrane u upravljanju zapisima, Arh, vjesn., god. 44 (2001), str. 71-76 Javno arhivsko gradivo je gradivo nastalo radom tijela državne vlasti (zakonodavne, izvršne i sudske), jedinica lokalne samouprave, te javnih ustanova, poduzeća i pravnih osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti. Javno arhivsko gradivo obvezno se predaje nadležnim državnim regionalnim arhivima. Privatno arhivsko gradivo je ono gradivo koje nastaje radom privatnih pravnih i fizičkih osoba, pa je ta kategorija koja je u prijašnjim arhivskim zakonima obuhvaćala samo gradivo crkvenih ustanova i privatnih osoba, povećana za cijeli niz novih stvaratelja kao što su privatna i dionička poduzeća, društva, političke stranke i drugo. Za privatno arhivsko gradivo nije obvezujuća predaja nadležnom arhivu, ali se propisuje jednako tretiranje privatnoga kao i javnoga gradiva. U zakonu se određuju obveze stvaratelja za zaštitu svojih zapisa (i to u člancima 7-17 za javno arhivsko gradiva, i člancima 32-35 za privatno arhivsko gradivo), a također se predviđa cijeli niz provedbenih propisa (poput Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva, Pravilnika o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama, te propisa o mjerilima, načinu vrednovanja, izradi popisa gradiva s rokovima čuvanja, redovnom provođenju i postupku odabiranja). Upravo obveza stvaratelja da redovno odabire arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva ima najdalekosežnije posljedice, jer se upravo postupcima odabiranja arhivskoga gradiva i izlučivanja registraturnoga gradiva određuje konačna sudbina svake vrste zapisa/dokumenta. U drugoj grupi, tzv. nearhivskih propisa, najbrojniji su oni koji se odnose na stvaratelje javnoga arhivskog gradiva. To su zakoni koji reguliraju cjelovita područja (npr. sudstvo, računovodstvo, državne matice) i provedbeni propisi (naputci, uredbe, pravilnici) u kojima je razrađen način postupanja s propisanim evidencijama i aktima određenog područja. S obzirom da poslove državne uprave usklađuje i nadzire Vlada Republike Hrvatske, tako je na temelju Zakona o sustavu državne uprave ona nadležna za segment tzv. uredskog poslovanja koji se uređuje uredbama Vlade. U Hrvatskoj su još uvijek na snazi propisi iz 80-ih godina (Uredba o uredskom poslovanju, Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju, Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata). Ako se prisjetimo definicije spisovodstva s početka teksta (daje upravljanje zapisima sustavni nadzor nad svim spisima, počevši od njihova nastanka odnosno zaprimanja, preko obrade, distribucije, organizacije, pohrane i pretraživanja, pa do odluke o njihovoj konačnoj sudbini), onda je nužno potrebno i u državnu upravu, zapravo kod svih stvaratelja javnog arhivskoga gradiva, uvesti suvremeni menedžment kakav već postoji u dijelu ustanova koje stvaraju privatno arhivsko gradivo, prvenstveno s područja gospodarstva. 75