ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 201

S. Razum, Kako urediti župni arhiv?, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 195-208 će sređivanje samih spisa. Da bi se taj posao uspješno obavio vrlo je važno poštivati načelo cjelina, dakle, nemiješanja spisa različitih skupina, podskupina ili cjelina, već ih zadržati u onim skupinama gdje su zatečeni. Budući daje najveći dio spisa sačuvan u presavinutom obliku, potrebno je sve te spise rastvoriti. Kod toga je važno one spise koji su presavinuti zajedno, jedan unutar drugoga, zadržati i dalje zajedno, umećući ih sada u dvolist, odnosno u košuljicu, kako se to u arhivskoj struci običava kazati. U košuljicu ih treba staviti, jer se ti presavinuti listovi odnose obično na jednu godinu ili na jedan određeni predmet, pa će na taj način i dalje ostati zajedno. Potrebno je odstraniti od spisa metalne predmete kao i plastične uložnice (folije), jer metal i plastika loše djeluju na papir. I tako oslobođene spise treba odmah uložiti u košuljicu, kako se ne bi rastepli. Dakle, sve spise treba uzeti u ruke, rastvoriti ih i prema potrebi staviti u košuljice. To je prvi korak. U drugom koraku, sve prepoznate cjeline, a to znači sve spise pojedine godine treba staviti u jedan fascikul. Ako je takvih spisa malo, ujedan fascikul može se staviti više godina, ali tada svaka godina neka bude u zasebnoj košuljici. Isto tako, svaki predmet ili ako nije velik, tada više manjih predmeta odvojenih košuljicama, neka se stavi u fascikul. Već na košuljicama, a osobito na fascikulu treba napisati sadržaj gradiva koje se u njemu nalazi i godinu, odnosno ako gradivo obuhvaća više godina, njegove krajnje godine. Za spise pojedinih godina bit će dovoljno napisati, npr. "Spisi 1913. godine" ili "Spisi 1913-1915.", a za predmetne spise treba napisati naslov predmeta i godine, npr. "Popravak župne kuće, 1896-1899." ili "Ženidbeni spisi, 1956.", ili "Računi, 1934.". Kada je ovaj drugi korak završen, više nema slobodnih spisa, već su svi uloženi u fascikule. Tada je potrebno fascikule razvrstati po podskupinama i skupinama i popisati ih (treći korak). Kod popisivanja potrebno je unijeti u popis upravo ono stoje napisano na fascikulu, a to znači sadržaj i godinu ili krajnje godine. Kada su svi fascikuli popisani, dobit će se pregled svega gradiva i tada se može, prema potrebi, napraviti kakva zamjena u redoslijedu. Kao četvrti korak, potrebno je jednostavno sve fascikule označiti, i u popisu i na njima samima, rednim brojem (arapskom brojkom), ne označujući ih jedinstvenim brojčanim nizom, već svaki prvi fascikul u svakoj podskupini označiti rednim brojem 1. Konačno, peti korak sastoji se u umetanju fascikula (obično tri fascikula) u arhivske kutije, na čelo kojih se ponovno napisu sadržaj i krajnje godine nutarnjih spisa. Kutije će biti označene jedinstvenim brojčanim nizom. Da bi se dobro i pregledno učinio gore opisani posao sređivanja, potrebno je, dakle, nabaviti obične bijele dvolistove ili košuljice, fascikule ili mape i arhivske kutije. Budući da su listovi koji su se upotrebljavali za pisanje isprava do pred 50 godina većeg oblika, negoli današnji, potrebno je za njihovo ulaganje u fascikule naba201