ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 139
J. Zwicker, Pravna pitanja vezana za autentičnost zapisa u elektroničkom okruženju, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 133-143 poslovnih i dokumentacijskih procedura..." 13 . To je neophodan uvjet da se osigura autentičnost, ali ne i dovoljan. Osobna prisutnost i aktivnost trajno su potrebni. Važnost organizacije i upravljanja često su podcijenjeni. Imam dojam da su problemi organizacije katkad zaobiđeni, jer bi mogli podrazumijevati promjene. Umjesto toga mnogi su ljudi radije pobjegli u teorijske analize i IT, nadajući se da će teorijska rješenja biti ugrađena u sustav, te da će sustav riješiti problem. Sustavi nikada ne rješavaju probleme. Uvijek su ljudi oni koji ih moraju riješiti. Podrazumijeva se da trebamo tehniku koja će osigurati pouzdanost i autentičnost elektroničkih zapisa. Luciana Duranti i njezin tim, kao i neki arhivisti Nacionalnog arhiva Kanade, a i drugi, pridonijeli su značajno analizama potrebnim za izradu softvera i IT procedura, da bi se osigurala pouzdanost i autentičnost. Poznavajući tehnička sredstva, ne smijemo zaboraviti da ona pretpostavljaju IT vještine. Arhivisti, npr., moraju biti sposobni prosuditi da lije neka IT-aplikacij a napravljena tako da su u narednom desetljeću moguće migracije, i moraju prosuditi da li će prenošenje zapisa, a odatle i njihova autentičnost, biti ili neće biti tehnički mogući. Osnovni zakonski okvir tiče se: - nadležnosti - zakonskih definicija. Nadležnosti: Arhivisti moraju imati ili dobiti nadležnost u ispitivanju svih novih IT-aplikacija i svih većih promjena postojećih aplikacija sa stajališta autentičnosti, tj. pouzdanosti zapisa tijekom vremena. Ovo pravo da se miješaju u IT-aplikacije tiče se, dakako, sustava za upravljanje spisima i sustava za upravljanje dokumentima, ali i nekih specifičnih aplikacija. Druga nadležnost koju zakon mora osigurati arhivima jeste pravo donošenja pravila prema kojima će stvaratelji gradiva postupati s elektroničkim dokumentima i zapisima u administrativnim procesima. O definiciji: To da arhivsko gradivo, zapisi, dokumenti obuhvaćaju sve vrste zabilježenih informacija, bez obzira na vrstu podloge, čini se očitim. Takva bi definicija, po mojemu mišljenju, trebala biti utvrđena zakonom. Na taj bi način svaki stvaratelj bio svjestan činjenice da njegovi zapisi mogu postati arhivskim gradivom i da trebaju biti stavljeni na raspolaganje nadležnoj arhivskoj ustanovi, bez obzira na kakvoj se podlozi nalaze. Dakako, iz potrebe da se nadzire stvaranje i prijenos zapisa, te sustava upravljanja zapisima, ovi osnovni članci trebaju biti precizirani ili u samome zakonu ili posebnom uredbom. 13 Schwirtlich, 29. 139
