ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 129

M. Guercio, Stvaranje, upravljanje i čuvanje digitalnih zapisa. Uvod za nacionalne i međunarodne smjernice, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 123-132 - organizirati dopisne programe za učenje da bi se informiralo menadžere Svjetske banke, službenike uključene u projekte i vladine službenike o koristima od spisovodstva. Zahtjevi oblikovanja za upravljanje elektroničkim zapisima ( - MoReq) Ova studija je rezultat inicijative IDA programa (Interchange Data in Public Administration - Razmjena podataka u javnoj upravi). Ona sadrži specifikacije i funkcionalne i nefunkcionalne zahtjeve za model za upravljanje elektroničkim zapisima. Podrazumijeva postojanje sustava za upravljanje spisima u digitalnom okruženju (Sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima). Zahtjeve mogu primijeniti različite grupe korisnika: - oni koji trebaju sustav koji će upravljati njihovim elektroničkim zapisima (naprimjer, pripremiti poziv za najbolju ponudu za izvršenje poslova), - oni koji već imaju sustav i trebaju ga samo provjeriti, preispitati ili poboljšati organizacije koje vrše obuku i visokoškolske ustanove kao nastavno sredstvo, - softverska industrija da bi usmjeravala razvoj proizvoda - uslužne spisovodstvene djelatnosti da bi odredile prirodu usluge koja se pruža, - potencijalni korisnici vanjskih spisovodstvenih usluga da bi specificirali koje usluge trebaju. Ove bi se zahtjeve moglo i trebalo implementirati uz pomoć stručnjaka za softver, putem postupkovnika i aktivnosti u upravljanju. Smjernice uključuju referentni model, ERMS zahtjeve, analizu arhivskih i IT funkcija (klasifikacije, nadzora i sigurnosti, čuvanja i stavljanja spisa na raspolaganje, prihvata spisa, pretraživanja i pronalaženja) i analizu metapodataka za spisovodstveni sustav. Da zaključimo: ono što su u sadržaju međunarodnih smjernica za upravljanje spisima temeljni aspekti, propisani kao neizbježni u izgradnji okvira za elektronički spisovodstveni sustav, sastoje se od propisa za prijenos, preuzimanje i zaštitu spisa, kriterija za organizaciju/klasifikaciju spisa, pravila i postupaka za autentifikaciju, zaštitu i provjeru autentičnosti tijekom vremena te od sustava za istraživanje i pristup, uzimajući u obzir privatnost. Naravno, trebalo bi uključiti više aktivnosti i dati podrobnija pravila. Talijansko zakonodavstvo, na primjer, propisuje da svaki stvaratelj spisa mora odobriti i 129