ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 125
M. Guercio, Stvaranje, upravljanje i čuvanje digitalnih zapisa. Uvod za nacionalne i međunarodne smjernice, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 123-132 diti samo uopćenu perspektivu da bi se razumio ovaj razvitak i njegovi osnovni zahtjevi. 1 Spisovodstveni sustavi i kontradikcije digitalne revolucije Organizacijske i tehnološke promjene zahvaćaju svaku javnu i privatnu ustanovu, počevši od samoga načina priopćavanja i primanja informacija i dokumenta, i potiču na novo promišljanje: . - o cilju stvaranja i čuvanja spisa, - o metodama i instrumentima koji jamče uspješnu automatizaciju. Bez ove analize, koja treba biti usmjerena na ispitivanje razvoja sustava, uprava i spisovoditelji riskiraju propustiti ključnu priliku. Glavni aspekt predmnijeva proširenje koncepta zapisa (stoje poslijedica širenja novih dokumentacijskih produkata i zapisa, važnih u administrativnim poslovima, ali manje podložnih kontrolama) i ovisi također o stvaranju vrlo diferenciranih i nehomogeniziranih tipova spisa koji će biti kategorizirani kroz njihovo rukovanje i upravljanje. Ovaj fenomen će rezultirati multipliciranjem zapisa i formata koje će biti teško upoznati i razumjeti i kojima će se teško ispravno rukovati. Rizik da se izgubi ne samo bogatstvo budućega pamćenja, nego također i njegove sposobnosti da javne službenike učini odgovornima kroz zapise koje oni stvaraju i vode, očigledan je u digitalnom okruženju. Današnje stanje tradicionalnog spisovodstva ne stvara temeljni i napredni okvir za korištenje mogućnosti koje pružaju tehnološke inovacije: sustav vođenja spisa je u stvari (čak i u tehnološki najnaprednijim upravama) fragmentiran i zanemaren te ne potiče niti podupire organizacijske koje ICT dozvoljava. Prema ovoj analizi ono može postati važan razvojni faktor administrativnog sustava samo ako je pravilno osuvremenjeno kao prilagodljivo informacijsko i ko1 Konkretna razmatranja i rezultati na raspolaganju su na različitim web stranicama. Što se tiče talijanske situacije, izvještaji, smjernice i zakonodavstvo mogu se pronaći na web stranici Scuola superiore della pubblica amministrazione (http://www.sspa.it) s posebnim naglaskom na područje istraživanja (Linee guida per lagestione informatica dei documenti). Jedna istraživačka grupa, ustanovljena 2000. godine već je definirala smjernice za izgradnju elektroničkih spisovodstvenih sustava, shemu za unutrašnju regulaciju i postupke, shemu za dijeljeni klasifikacijski plan posvećen administrativnim funkcijama, opće kriterije i zahtjeve za podržavanje kvalificiranog i integriranog sustava za automatiziranu obradu spisa i administrativnih postupaka. Te su dokumente odobrila ministarstva i upravna tijela uključena u projekt (Ministero dellefinanze, Ministem della giustizia, Ministero del Tesoro, Ministero per i beni e le attività culturali) i posebno Direzionegeneralepergli archivi i Archivio centrale dello Stato. Drugu web stranicu bogatu podacima i dragocjenim alatima održava Uprava za informacijsku tehnologiju u javnoj administraciji {Autorità per l'informatica nellapubblica amministrazione): www.protocollo.aipa.it. 125
