ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 126

M. Guercio, Stvaranje, upravljanje i čuvanje digitalnih zapisa. Uvod za nacionalne i međunarodne smjernice, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 123-132 munikacijsko sredstvo i sredstvo za provođenje organizacijskih promjena u upravi i između uprave i građana. Da bi se ispunili ti ambiciozni, ali ne i nemogući ciljevi, potrebno je da arhivisti i spisovoditelji definiraju adekvatne funkcionalne zahtjeve, ali i snažnije podupiru ključna sredstva organizacije, kao npr. jasnu odgovornost, određene strukture i jasne postupke u svakoj organizacijskoj strukturi. Usredotočenost na odgovornost organizacije je važna i trebala bi biti nedvojbeno i snažno izražena, kako u međunarodnim standardima i preporukama, tako i u nacionalnom zakonodavstvu te primijenjena u svakoj organizaciji. Digitalizacija spisovodstvenog sustava je svakako, i to nije nevažno, nezamjenjiva prilika za proširenje informatičke pismenosti. To je, primjerice, jedan od argumenata sadržanih u temelju suvremenog talijanskog zakonodavstva o elektroničkim spisovodstvenim sustavima. Drugo opće pitanje, obično istaknuto da bi upravu potaknulo na opću i masovnu primjenu ICT, tiče se odnosa između funkcije upravljanja spisima i učinkovitosti uprave. Poštujući tu pretpostavku, važno je biti svjestan mnogih ključnih elemenata ovdje izraženih sintetički. Prvo, treba postojati opća suglasnost o načelu da korektno i racionalano upravljanje protokom spisa podupire i potiče učinkovitost administrativnih postupaka i odluka. To je povezivanje obvezujuće, jer pojednostavljenje administrativnih postupaka zahtijeva značajna ulaganja u oblikovanje i analizu i zbog toga što automatizacija spisovodstvenih postupaka povećava potrebu za ciljanim integriranim intervencijama (kalibriranu upotrebu WFMS i razvoj kroz module). Posebno oprezno treba procijeniti upotrebu softvera za upravljanje radnim procesom, obično kompliciranog i skupog, Ovaj softver može biti posebno koristan ako je radni proces konsolidiran, a njegove se faze često ponavljaju i mogu biti dijeljene unutar velike organizacije. Uprava i spisovoditelji trebaju također razmatrati, kao središnji problem, ključ organiziranja i planiranja u automatiziranom procesu sustava vođenja spisa. Da bi informacijska i komunikacijska tehnologija polučile značajnije rezultate, potrebno je da automatizacija administrativnih sustava uključi posebne zahvate: - da racionalizira i reducira radne postupke, - da reorganizira (pojednostavi i poboljša) spisovodstvene aktivnosti (stvaranje, preuzimanje, zaštitu i dostupnost spisa). Ponekad postoji rizik (a u prošlosti to nije bio samo rizik), da se postojeće učini složenijim, skupljim i nedovoljno produktivnim, uglavnom zbog toga što pojednostavljenje i racionalizaciju upravnog i dokumentacijskog sustava nije lako postići na razini pristupa svake uprave. Trebalo bi pribaviti smjernice i načela koji bi jamčili 126