ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 124

M. Guercio, Stvaranje, upravljanje i čuvanje digitalnih zapisa. Uvod za nacionalne i međunarodne smjernice, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 123-132 national Standard Organisation), Svjetsku Banku, Evropsku komisiju ili istraživačke grupe, kao što su projekt InterPARES ili program NPACI-NARA. Predmet rasprave ovdje ne uključuje analizu svakog pojedinog standarda i vrednovanje njihova utjecaja: cilj joj je kroz ispitivanje naznačiti koju vrstu koraka treba uzeti u obzir i poduzimati u transformiranju tradicionalnog spisovodstvenog okruženja i alata u obnovljeno, učinkovitije i bolje cijenjeno okruženje u onim javnim i privatnim organizacijama koje će uvesti sustave elekroničkog vođenja spisa. Da bi potaknula tu promjenu, arhivska zajednica, jednako na nacionalnoj i međunarodnoj razini, treba promijeniti sebe, svoja oruđa, metode i strategije. Prvi korak uključuje razumijevanje i ocjenu onoga stoje već promijenjeno i što dalje treba mijenjati kroz aktivno uključivanje stručnjaka za spisovodstvo. Tek za primjer, postupak klasifikacije i njegova glavna oruđa (klasifikacijska shema i njezin cjeloviti plan čuvanja) ne mogu ostati nepromijenjeni u digitalnom svijetu gdje postoji više mogućnosti u organiziranju i pretraživanju zapisa. Prvo općenito pitanje koje ovdje treba razmatrati tiče se prirode današnjih tehnoloških inovacija u administrativnim sistemima a koje čini: - porast značenja informacija, - promjena modela organizacije i s nj ima povezanih alata i sustava za stvaranje, prijenos i upotrebu zapisa, - strateška uloga sustava za upravljanje zapisima u kompjutoriziranim informacijskim sustavima. Širenje tehnoloških sredstava za obradu zapisa donosi značajne mogućnosti u spisovodstvenim sustavima, ali također i brojna kritička pitanja. Posebno, ono donosi instrumente za dijeljenje i pretraživanje zapisa i izbjegavanje nepotrebnih dupliranja i suvišnosti i tako promiče transparentnost. Također, unapređuje koherentnost i kvalitetu sustava, jer zahtijeva dizajniranje, koordinaciju i održavanje i tako promiče učinkovitost. U svezi s funkcijom sustava za upravljanje zapisima, temeljna je pretpostavka uočavanje činjenice daje on važna sastavnica informacijskog sustava (kako u tradicionalnom tako i u digitalnom okruženju), ali isto tako i svijest daje njegova strateška uloga moguća samo ako se usvoj e inovativni postupci i tehnološki napredni instrumenti koji odgovaraju potrebama za učinkovitom upotrebom zabilježene informacije u dijeljenom okruženju. Sljedeći je korak definicija prirode ove promjene i načina na koji tradicionalni alati mogu biti poboljšani, osuvremenjeni ili potpuno promijenjeni. Referat će ponu124