ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 118

J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 snih shema je svakako u tome što pokrivaju čitavo poslovno područje ili problem za koji su izrađene i mogu dati specifične odgovore na specifične probleme. Prednošću se donekle može smatrati i to što vlasnik sheme ima puni nadzor nad njom, može je preoblikovati i prilagođavati kako mu odgovara, a ako ima dovoljno utjecaja, i nametati drugima koji se bave istim ili sličnim poslom. No, kompleksne sheme je teško održavati, jednom kada se ustale u upotrebi. Već i manje izmjene u funkcionalnosti mogu zahtijevati potpuno redizajniranje sheme i dovesti u pitanje sukladnost s podacima koji su oblikovani na temelju prethodne verzije. Kompleksne sheme u praksi nisu prilagodljive novim zahtjevima, naslijeđe prošlosti najčešće se pokazuje nepremostivom zaprekom kada se razmišlja o znatnijim izmjenama. Tipičan primjer za to su formati bibliografskog zapisa čija razvijena struktura, osmišljena prije više od trideset godina, i prilagođenost jednom konceptu oblikovanja struktura metapodataka, ograničava mogućnosti oblikovanja danas možda primjerenijim tehnologijama. Kompleksne sheme se uz to teže usklađuju s drugim shemama i teže drže korak s tehnološkim promjenama, što može biti ozbiljno ograničenje. Zatvaranje u tehnološki specifično područje od vlasnika i korisnika sheme traži da sami preuzmu odgovornost za održavanje i razvoj okruženja u kojem se njihova shema koristi, a za to su danas, ako ništa drugo, potrebna značajna sredstva.

30 Kompleksne sheme odražavaju maksimalistički pristup oblikovanju shema, dok se za modularnost veže minimalistički pristup. Jednostavniju je shemu daleko lakše izraditi nego kompleksnu. Jednostavna shema doduše ne rješava problem u cjelini, ali prihvaća fleksibilniji pristup koji omogućava postupno oblikovanje i prilagođavanje rješenja. Jednostavnu shemu je razmjerno lako održavati, primjenjivati i kombinirati s drugim takvim shemama, pa je i održavanje sustava u cjelini lakše ili barem izvedivo. Ovakve sheme su već samim svojim oblikovanjem upućene na druge sheme, jer same nisu dovoljne da bi sustav ostvario traženu funkcionalnost. Modularnost se tako može smatrati praktičnim preduvjetom interoperabilnosti. Modularni pristup potiče stvaranje novih shema. Uvođenje jedne traži oblikovanje druge i izaziva lančanu reakciju do pune funkcionalnosti sustava. Isti učinak ima i na obradu podataka. Jednom kada je jedna komponenta u stanju obraditi podatke iz jedne sheme, to će se tražiti i od ostalih komponenti i informacije počinju teći od jedne komponente do druge. Krajnji učinak, koji nas ovdje zanima, može biti razmjerno visoka standardiziranost i struktura metapodataka i modela obrade podataka, a to je nužno za dugoročnu održivost spisovodstvenih sustava. Interoperabilnost pomiče težište s obrade na model podataka i tako smanjuje tehnološku ovisnost o spe30 Ovo je bio jedan od razloga zašto je kao format za arhivistički opis Encoded Archival Description izabran SGML, a ne neki od MARC formata. Usp. Development of the Encoded Archival Description Document Type Definition, dostupno na: http://lcweb.loc.gov/ead/eadback.html. 118