ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 119

J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 cifičnim alatima za obradu. Ono što vrijedi za sustave koji komuniciraju u istom vremenu, primjenljivo je i na migraciju tijekom vremena, koja je samo jedan slučaj prosljeđivanja podataka između dvaju različitih sustava. Za postizanje poželjne razine interoperabilnosti potrebna je odgovarajuća arhitektura, odnosno okvir u kojem će sustavi koji podatke obrađuju znati prepoznati i interpretirati strukture podataka i primijeniti neka pravila koja se možda pretpostavljaju. Osnovne komponente takve arhitekture već postoje: spomenimo RDF i XML namespaces kao moguće kandidate.

31 Oni omogućuju logičko povezivanje i udruživanje različitih skupova metapodataka. Korisničkim zajednicama pružaju razmjerno veliku slobodu u oblikovanju shema koje odgovaraju njihovim specifičnim potrebama i u kombiniranju različitih shema, a da pri tome ne moraju preuzeti odgovornost za njihov razvoj ili održavanje.

32 Interoperabilnost nije jednoznačan koncept, ona se uvijek odnosi na traženu funkcionalnost. Kakva će razina interoperabilnosti negdje biti potrebna, ovisi o svrsi procesa i dogovoru o traženoj kvaliteti njegova proizvoda. Funkcije specifične za određenu korisničku zajednicu ili poslovni model, kakav je upravljanje dokumentima, u pravilu će tražiti višu razinu usklađenosti. Odgovornost za postizanje tražene usklađenosti tada je na korisničkoj zajednici. Funkcionalno povezivanje modela metapodataka jedan je od osnovnih zadataka elektroničkih spisovodstvenih sustava. Spisovodstvo u osnovi i jest upravljanje informacijama u poslovnom okruženju, što se često previđa. Posljedica ovog previda, koji u tradicionalnim spisovodstvenim sustavima olakšava činjenica daje dio odgovornosti raspodijeljen na poslovodstvo i pravni sustav, može značiti gubitak osnovnih kompetencija, ako naslijeđena raspodjela odgovornosti prestane biti učinkovita. Politika upravljanja shemama metapodataka sastavni je dio spisovodstva, premda nije nešto što pripada njegovoj svakodnevici. Sheme metapodataka opisuju model podataka informacijskog sustava, pa tako i spisovodstvenog sustava, dokumente, njihova svojstva i kontekst. Metapodaci u upravljanju dokumentima nisu nešto izolirano što bi pripadalo samo spisovodstvenom sustavu, ili nešto što bi mogao zanemariti, ukoliko se ne smatra da treba biti izoliran od poslovnog i informacijskog okruženja, i na taj način zapravo suvišan. Ovom pitanju se sve donedavno poklanjalo razmjerno malo pažnje. I danas mnogi od onih koji se bave spisovodstvom nisu upućeni u ono što se dešava na ovom području, a radi se upravo o tipičnom sadržaju spisovodstva, samo u ponešto izmijenjenom okolišu. Kao što smo napomenuli na početku, stvari nisu unaprijed definirane i dosta ovisi o tome kako se na njih gleda. Danas postoji određena dvojba oko toga stoje upravljanje spisima, stoje njegov sa31 Službena dokumentacija za RDF je na: http://www.w3.org/RDF/. 32 Lagoze, o.e. 119