ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 114
J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 turu i sadržaj i zabilježiti odgovarajuće informacije o aktivnostima na tim objektima, uključujući i kontekst u kojem su se te aktivnosti odvijale. Definicija i prikaz sadržaja i strukture dokumenta u pravilu nisu predmet na koji je modeliranje podataka u spisovodstvu izravno usmjereno. Strukturu određuju aplikacije u kojima su dokumenti nastali, bez obzira na to da li se i kakav spisovodstveni sustav negdje koristi. Ako se pored toga postavljaju još i neki zahtjevi u svezi s vjerodostojnošću dokumenta, na primjer digitalni potpis, i to ovisi o tehnologiji koja se za to koristi i nije neposredno vezano uz klasični spisovodstveni sustav. Ovdje u svezi s metapodacima za upravljanje spisima postoje dva problema. Prvo, aplikacije u kojima su dokumenti nastali, osim strukture dokumenta u užem smislu, stvaraju i metapodatke koji se preklapaju s metapodacima za identificiranje dokumenata u spisovodstvenom sustavu, za pretraživanje i dohvat dokumenata, te određene podatke transakcijske prirode. U poslovnom sustavu će u pravilu biti više takvih aplikacija koje su izvor dokumenata i podataka o njima. Spisovodstveni sustav, koji na razini poslovnog sustava treba biti jedinstven i cjelovit, treba mapirati ove elemente metapodataka prema nekom svome referentnom modelu i integrirati različite izvorišne i komunikacijske sustave u spisovodstvenu cjelinu. Radi se o integraciji na razini modela podataka. Drugo, dobro oblikovanje dokumenata, koje ih kvalificira za prihvat u spisovodstveni sustav, pred izvorišni sustav postavlja određene zahtjeve u pogledu strukture dokumenata i elemenata metapodataka koji identificiraju dokument i opisuju njegovu strukturu. To znači da će dijelom spisovodstvene politike postati i oblikovanje izvorišnog sustava u onom dijelu koji se odnosi na strukturu dokumenata ili cjelina koje oni tvore. I ovdje možemo reći da se radi o integraciji na razini modela podataka. Shema metapodataka za upravljanje dokumentima samo je jedna od onih koje se pojavljuju u sustavu, a njezina je osnovna uloga u tome da omogući povezivanje i mapiranje elemenata podataka koji se pojavljuju u različitim fazama obrade i prosljeđivanja dokumenata. Raznolikost oblika i sadržaja je trajna značajka spisovodstvenih sustava, kao posljedica raznolikosti sadržaja i načina na koji se ti sadržaji oblikuju i prosljeđuju. Pitanje o kojem se mora izjasniti svaki spisovodstveni sustav jest kako upravljati tom raznolikošću. Tradicionalni spisovodstveni sustavi je najčešće zanemaruju, dijelom i zato jer je integracija tehnički teško izvediva. Druga funkcija metapodataka jest identifikacija i organizacija dokumenata u neku uređenu stmkturu, odnosno klasifikacija. Sve sheme metapodataka u upravljanju dokumentima imaju elemente koji omogućuju klasifikaciju, odnosno organiziranje dokumenata u barem jednu višerazinsku strukturu. Pri tome se radi o samo jednome odnosu, koji je u klasifikacijskim sustavima iskazan kao atribut jedinice niže razine. U elektroničkim sustavima usporedno iskazivanje višestrukih odnosa praktički nije ograničeno te je moguće razraditi složen sustav upućivanja i povezivanja 114
