ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 115
J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 entiteta iste ili različitih klasa. Karakterističan je primjer australske sheme metapodataka, koja doduše ne definira zasebnu klasu odnosa, ali kvalificiranjem i slobodnim razrađivanjem elementa odnos pojedinih entiteta omogućuje da se definira bilo kakav odnos među entitetima iste ili različitih klasa. 25 Mogućnost da se uspostavi više usporednih shema odnosa iste ili različitih vrsta jedno je od onih svojstava shema metapodataka čija iskoristivost u upravljanju dokumentima još treba biti ispitana. 26 U svim shemama metapodataka najzastupljeniji su elementi koji sadrže podatke o transakcijama i dokumentiraju spisovodstvene aktivnosti. Riječ je uglavnom o transakcijskim podacima koji se oblikuju i u sustav zahvaćaju prilikom izvođenja određene aktivnosti. Način bilježenja ovakvih podataka u tradicionalnim sustavima odgovara njihovom transakcijskom porijeklu. Cesto su i strukturirani tako da pojedina shema odnosno evidencija odgovara jednoj vrsti transakcije, kao stoje slučaj s našim pomoćnim uredskim evidencijama. Takve su evidencije vjerodostojan zapis o transakciji i iz tog njihova svojstva se izvodi i njihova uloga u spisovodstvenom sustavu. Sheme metapodataka u elektroničkim spisovodstvenim sustavima sadrže te podatke, ali ne i mehanizam koji će osigurati njihovu vjerodostojnost kao zapisa o transakciji. Ako neki takav mehanizam nije prisutan, transakcijski podaci postaju opisni i gube dio svoje funkcije. U postojećim shemama nedostaju pravila za implementaciju u konkretnom poslovnom i tehnološkom okruženju, koja se u tradicionalnom spiso vodstvu podrazumijevaju. Za funkcionalnost jedne pomoćne uredske evidencije, kao stoje dostavna knjiga, u elektroničkom okruženju nije dovoljna samo sukladna shema metapodataka, nego i konkretna tehnološka izvedba odnosno komunikacijski sustav koji sadrži strukturu podataka za određenu vrstu transakcije, mehanizam ovjere transakcije i pravila za njezino izvođenje. Zahvat transakcijskih podataka u vjerodostojnom obliku traži integraciju spisovodstvenih funkcija s poslovnim i komunikacijskim sustavima, što i te sustave čini dijelom spisovodstvenog sustava. Logično je pretpostaviti da će većina transakcijskih podataka u shemu metapodataka za upravljanje spisima biti uključena upućivanjem na zapis o transakciji koji je proizveo sustav koji je transakciju obavio. Identifikacija i označavanje konteksta dokumenata u shemama metapodataka, pored evidencije o transakcijama, sadrži i opisne podatke koji trebaju pomoći razumijevanju značenja dokumenta u kontekstu poslovne aktivnosti. Australski model je de25 Jedan takav odnos predstavlja ono što nazivamo arhivskim fondom. U tradicionalnom australskom modelu organizacije i opisa spisa (series system) fond nije prikazan kao jedinica više razine, nego kao veza između serija i entiteta koji je odgovoran za njihov nastanak. Ovaj model metapodataka ide i korak dalje te omogućuje definiranje proizvoljnog broja ovakvih veza na bilo kojoj razini organizacije spisa. Neki u ovome vide napuštanje koncepta arhivskog fonda, s čime se autori sheme ne slažu. Usp. Archivaria 48, o.e. str. 9. 26 Osim upućivanjem i povezivanjem entiteta, hijerarhijsko organiziranje se izvodi i kontrolom vrijednosti nekih atributa. 115
