ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 113
J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 sustavi za upravljanje spisima ne mogu biti pouzdani. Umjesto u modelu sustava, neke funkcije mogu biti implementirane kroz poslovna pravila, nadzorne mjere i dokumentaciju koji nisu eksplicitno predstavljeni u sustavu, već se pretpostavlja da će biti sadržani u pravilima poslovanja i organizacijskoj kulturi. Razlog za ovakvo ograničenje treba tražiti u tradicionalnom američkom poimanju upravljanja spisima, koji je vrlo blizak našem konceptu pismohrane. 23 Zanimljivo je vidjeti kako se u primjeni potvrđuje model životnog ciklusa dokumenta koji je kritiziran u obrazloženju i analizi na temelju kojih je taj model nastao. Ovdje se potvrđuje ono što smo rekli o tome koliko na oblikovanje shema metapodataka utječe način gledanja i predodžbe o tome što jest i što sadrži odsječak stvarnosti koji uređujemo i oblikujemo shemom. Predmet koji dva ovdje opisana projekta imaju u vidu nije isti. Iz australskog modela možemo zaključiti da su metapodaci u upravljanju spisima model podataka jednog distribuiranog informacijskog i komunikacijskog sustava, iz američkog da se radi tek o jednoj spisovodstvenoj evidenciji. 24 Predmeti oblikovanja metapodataka u spisovodstvenom sustavu Zaključak koji smo gore izveli - da metapodaci u spisovodstvenom sustavu podrazumijevaju cjelokupni model podataka poslovnih i informacijskih sustava koji čine jednu poslovnu cjelinu, a ne samo podatkovni trag o izvršenim tradicionalnim spisovodstvenim funkcijama — unekoliko relativizira raščlambu na podatkovne komponente ili sheme koje se u njemu pojavljuju. No, pogledajmo ipak što u svezi s dokumentima u njemu treba biti zastupljeno da bi mogao funkcionirati kao spisovodstveni sustav. Spisovodstveni sustav ponajprije treba zahvatiti dokumente i ostale, drukčije strukturirane informacije koje nastaju ili se koriste u poslovnom sustavu. To znači da treba identificirati odgovarajuće informacijske objekte, predstaviti njihovu struk23 Ova sličnost se odnosi prvenstveno na opseg funkcija, ne toliko na sadržaj i način na koji se obavljaju. U osnovi se radi o pragmatičnoj pretpostavci daje ono što se sa spisima događa prije njihova zahvaćanjau ovako definiran sustav i nakon izlaska spisa iz sustava - bilo tako da su uništeni, bilo tako da su prešli u nadležnost neke druge organizacije ili dijela organizacije - ne pripada u okvire samoga spisovodstvenog sustava, nego bilo poslovnome sustavu stvaratelja spisa, bilo arhivu koji preuzima spise. Ovakav troetapni koncept životnog ciklusa dokumenta, koji se često smatra specifično američkim, nije ništa drugo nego drugi naziv za našu tradicionalnu podjelu na pisarnicu, pismohranu i arhiv. 24 Ovdje se vrijedi prisjetiti jedne predrasude u svezi s utjecajem informacijskih tehnologija na organizacije, njihovo poslovanje i poslovnu kulturu općenito. Često se kaže da institucionalne i društvene strukture odražavaju mogućnosti tehnologije koja ih na neki način određuje. No, to je samo uvjetno točno: kao što pokazuju dva ovdje opisana primjera, taj odnos je prije obrnut - način na koji će tehnologija biti korištena ovisi o društvenom i institucionalnom okruženju u kojem se koristi i načinu na koji ono vidi predmet ili područje rada. 113
