ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 112
J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 samo dopuštaju, nego i podrazumijevaju umetanje čitavih vanjskih shema. Autori ovog modela izričito naglašavaju da je on izrađen uz pretpostavku da se upravljanje spisima događa u umreženom distribuiranom okruženju i da obuhvaća sve radnje, u bilo kojem segmentu tog okruženja, zajedno s vanjskim kontrolnim i ostalim resursima (to može biti bilo koji vanjski izvor informacija ili vanjska shema metapodataka). Kada sve zbrojimo, možemo zaključiti da ovaj model metapodataka u nekoj konkretnoj implementaciji obuhvaća ukupan model podataka upravo te implementacije, a budući da se radi o otvorenom distribuiranom okruženju, moguće su raznolike implementacije, uključujući i modele metapodataka, koje će biti sukladne s ovim modelom. Recordkeeping metadata su dakle izjednačeni s modelom podataka relevantnog segmenta distribuiranog informacijskog sustava. Točnije bi bilo reći da ovaj model i nije shema metapodataka, nego okvir za upravljanje i korištenje shema i modela podataka na koje se može naići u nekom informacijskom sustavu. Kao primjer drugačijeg pogleda na upravljanje spisima uzet ćemo standard za upravljanje spisima američkog Ministarstva obrane. Službena specifikacija funkcionalnih zahtjeva u upravljanju spisima i struktura metapodataka, s kojima trebaju biti sukladne aplikacije koje se mogu koristiti u tom Ministarstvu, rezultat su projekta koje je ono pokrenulo u suradnji s grupom arhivista, 20 čiji je cilj bilo utvrditi uvjete za stvaranje autentičnih i vjerodostojnih dokumenata u elektroničkom okruženju i razviti konceptualni model za upravljanje spisima. 21 Model metapodatka koji navedena specifikacija propisuje sadrži dvadesetak elemenata podataka koji opisuju svojstva dokumenata ili događaje u životnom ciklusu dokumenata, kao što su slanje ili zaprimanje dokumenta, klasifikacija ili vrednovanje. Model podataka koji pretpostavlja ovaj popis elemenata je više nego jednostavan u odnosu na australski, poznaje samo jednu klasu entiteta i gotovo da se ne razlikuje od klasične osnovne spisovodstvene evidencije. Spisovodstveni sustav koji se tu podrazumijeva je, u potpunoj suprotnosti prema australskom modelu, samostalan i zatvoren informacijski sustav. Ako bismo potražili način na koji on udovoljava ovdje i drugdje prepoznatim funkcionalnim zahtjevima za upravljanje spisima, u ovom modelu podataka ne bismo ih mogli sve identificirati, naročito one koji se odnose na cjelovitost spisovodstvenog sustava 22 i autentičnost i vjerodostojnost. To ne znači da ta svojstva spisovodstvenog sustava ne mogu biti implementirana i da na ovom modelu zasnovani 20 Usp. bilješku 5. 21 Projektjeuuskoj vezi sa spomenutim projektom University of Bristish Columbia. Sažet pregled rezultata ovog projekta može se naći u: Duranti, L., MacNeil, H. The Protection of Electronic Records . An Overview of the UBC-MAS Research. Archivaria 42(1996), str. 46-67. 22 Ovdje se može izreći ista ona zamjerka o ograničenom konceptu dokumenta Bearmanovoj uskoj definiciji dokumenata kao poslovne transakcije, pri čemu se isključuju svi ostali oblici informacija koje nastaju ili se koriste u poslovanju. Usp. Marsden, o.e. str. 162. 112
