ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 111
J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 upisuju u uredske evidencije, kako su npr. opisani u okviru pittsburškog projekta ostvaruju se manje ili više uspješno u poslovnim i komunikacijskim sustavima, s metapodacima koji se tu generiraju i prema tu predviđenim pravilima, ne u okviru namjenske aplikacije za records management. Primjenljiv sustav za upravljanje dokumentima će se stoga najvjerojatnije zasnivati na uspješnoj integraciji komponenti poslovnog i komunikacijskog sustava. U tom smislu i uz to ograničenje treba razumjeti prednosti koje proizlaze iz naglašavanja struktura podataka u odnosu na modele obrade. Za razliku od funkcionalnih zahtjeva koji uglavnom preslikavaju tradicionalne spisovodstvene funkcije, sheme metapodataka u upravljanju dokumentima trebaju se zasnivati na analizi informacijskog sustava u cjelini. 16 Do sada smo pojam metapodaci u upravljanju dokumentima koristili kao daje jasno što se pod tim podrazumijeva. Spomenuti australski standard daje sljedeću definiciju: "Za potrebe ovoga projekta, metapodaci u upravljanju dokumentima definirani su tako da uključe sve standardizirane informacije koje identificiraju, omogućuju provjeru autentičnosti, opisuju, upravljaju i čine dostupnima, kroz vrijeme i prostor, dokumente koji su nastali u kontekstu društvenih i poslovnih aktivnosti" 17 . Ti su se metapodaci tradicionalno bilježili u spisovodstvenim sustavima i arhivističkom opisu, često implicitno određeni fizičkim rasporedom na mediju. U novije vrijeme sve se više bilježe u poslovnim sustavima i sustavima za upravljanje znanjem. Ova definicija je znatno šira od uobičajene koja se obično ograničava na upotrebu metapodataka u tradicionalnim spisovodstvenim sustavima i arhivističkom opisu. 18 Za oblikovanje metapodataka u navedenom projektu izrađena je shema visoke razine u kojoj su identificirane klase entiteta koje se pojavljuju u upravljanju spisima, odnosi između klasa te odnosi između entiteta iste klase. Model razlikuje četiri klase entiteta u upravljanju spisima: spisi, akteri, poslovne funkcije i aktivnosti i upravljanje spisima. 19 Za sve četiri klase izrađena je shema metapodataka, koja na prvi pogled izgleda prilično jednostavno. Treba, međutim, uzeti u obzir da su sheme okvirne i da se pojedini elementi shema ponašaju kao okviri koji dopuštaju daljnju granulaciju pomoću kvalifikatora i komponenti, te - što je naročito važno - ne 16 Horsman o.e. 17 McKemmish, S., Acland, G., Ward, N., Reed, B. Describing Records in Context in the Continuum : The Australian Recordkeeping Metadata Schema. Archivaria 48(1999), str. 7. 18 Isto, str. 8. Odabir ovako široke definicije obrazložen je konceptom upravljanja spisima koji poznajemo pod nazivom records continuum i koji se obično smatra karakterističnim za australsko spisovodstvo u novije vrijeme. 19 Upravljanje spisima je jedno od područja poslovanja, ali je zbog osobite uloge u modelu izdvojeno kao zasebna klasa. Treba dodati daje implicitno sadržana i klasa koju bismo mogli nazvati odnos. U modelu metapodataka ona je prikrivena elementom Odnos kojeg sadrže entiteti svih triju klasa. Iz primjera detaljnijeg modeliranja vidljivo je da se ovaj element i pripadajući mu kvalifikatori ponašaju kao entiteti (vidi RDF dijagram na str. 25). 111
