ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 68

D. Eržišnik, Informatizacija i uredsko poslovanje - povijesni pregled i perspektive, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 67-76 1. Pojmovi, funkcija i nazivi Kao što se iz uvoda vidi, na jednoj strani nalaze se uredski poslovi, a na drugoj uredsko poslovanje. Očigledno je da to nije isto i da se radi o različitim pojmovima. Također je očigledno da su poslovi širi, a poslovanje uži pojam. Prema tome, poslovanje je samo dio i to izdvojen dio uredskih poslova. U ovom slučaju to je posebno važno i zbog toga, jer ni razvoj informatizacije u jednom i drugom dijelu nije tekao istovremeno. Naime, u ostale poslove informatizacija je uvedena daleko prije i u drugim uvjetima, dok je u uredsko poslovanje uvedena znatno kasnije. Ono stoje za tu podjelu posebno karakteristično, su tri stvari. Prvo je pitanje što spada u poslove, a što u poslovanje odnosno, gdje sc između njih nalazi granična crta. Drugo, kakav je njihov međusobni odnos i treće, budući da se u temi radi samo o poslovanju, na koju se dokumentaciju ono odnosi. Što se tiče granične crte između poslova i poslovanja, nju određuju vrste poslova. Sve što označava sadržajnu obradu (zadire u sadržaj ili općenito u stručnu obradu), spada u poslove, a ne u poslovanje. Na drugoj strani, sve što ne ulazi u sadržaj i odnosi se samo na dokumente kao takve, bez obzira na njihovu sadržajnu obradu, spada u poslovanje. U slučaju njihovog međusobnog odnosa, jasno je da sadržajna obrada ima prednost. Prema tome, poslovanje je podređeno i kao pomoćna služba nalazi se u njezinoj funkciji. Dosljedno tome, sve što ulazi u sadržajnu obradu, smatra se stručnom službom, a sve ostalo, pomoćnom ili općom. Što se tiče vrste dokumentacije koja se odnosi na poslovanje, ona je također samo dio ukupne dokumentacije koja nastaje u uredskim poslovima i to samo onaj dio što se odnosi na službenu korespondenciju. Svi ostali obrađeni i stručni materijali, koji nemaju taj karakter, ne ulaze u to poslovanje. Primjera radi, najveći dio računovodstvene, komercijalne ili projektne dokumentacije, ne spada u uredsko poslovanje. U upravnim tijelima najveći dio dokumentacije nastaje u tom poslovanju, ali i među njima postoje takva tijela gdje to nije slučaj, naprimjer, u geodetskim upravama, statističkim i hidrometeorološkim zavodima, uredima za patente, normizaciju i mjeriteljstvo. Iz analize svih tih razlika slijede zatim i zaključci. Uredskim poslovanjem smatraju se poslovi na organizaciji dokumenata u sklopu službene korespondencije. Svrstavaju se u pomoćne uredske poslove, a sastoje od njezine registracije, što znači upisa u poslovne knjige, razvrstavanja, praćenja ulaznog i izlaznog prometa i odlaganja. S druge strane, po svojoj strukturi, ono spada u informacijske sustave, a njihova svrha jedino je pretraživanje. Iz te dvojnosti, kako se vidi, slijedi onda i dvojnost 68