ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 52

Ž. Heđbeli, Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 47-54 Pri odlučivanju o zaštiti dokumenta uredski djelatnici/arhivisti moraju usporediti troškove zaštite u odnosu na troškove ponovne izrade odnosno obnavljanja dokumenata te druge novčane gubitke do kojih bi došlo u slučaju uništenja dokumenata. Mogućnosti uništenja dokumenata su bezbrojne, a sredstva zaštite ograničena i nema apsolutne i sigurne zaštite protiv svake i svih vrsta nesreća. Uredski djelatnici moraju obaviti analizu rizika i naročito se zaštititi od onih nesreća za koje je vjerojatnije da se mogu desiti u njihovoj organizaciji. Važno je imati na umu da troškovi zaštite dokumenata nikako ne smiju prelaziti iznos mogućeg gubitka. Uobičajeni način zaštite od nesreća je osiguranje, no novac od isplaćenog osiguranja ne može povratiti uništene dokumente. Vitalni dokumenti su nenadomjestivi i jedinstveni. Stoga je program njihove zaštite ujedno i vrsta osiguranja, čije se "rate" plaćaju poduzetim zaštitnim wjerama, kao što su mikrosnimanje ili izrada kopija. Iako štete od nesreća mogu biti veoma ozbiljne, malo organizacija ima programe zaštite vitalnog gradiva. Organizacije se, zbog sredstava koje je potrebno uložiti, ne bave vitalnim dokumentima prije negoli dođe do nepogode, a onda popravak štete, ukoliko je uopće moguć, traži daleko više sredstava negoli prevencija. Prema podacima američke vatrogasne službe 40% organizacija, koje su bile pogođene velikim nesrećama, propalo je godinu dana nakon nesreće, a 20% ih je propalo u roku od dvije godine. U Hrvatskoj niti jedan članak važeće Uredbe o uredskom poslovanju i Zakona o arhivskom gradivu i arhivima nije posvećen vitalnim dokumentima. No ta činjenica ne opravdava nedostatak programa zaštite vitalnih dokumenata. Svaka organizacija treba sama odrediti svoje vitalne dokumente. Pri tom se postupku popisuju svi dokumenti organizacije, aktivni i neaktivni, te ocjenjuje njihova vitalna vrijednost. Kako je već istaknuto, 2 do 4% svih dokumenata organizacije su vitalni, što znači da dokumenti nekih dijelova organizacije uopće neće ući u kategoriju vitalnih, dok će recimo 30% dokumenata neke druge organizacijske jedinice biti određeni kao vitalni dokumenti. Organizacije kao polazište i pomoć pri izradi programa zaštite vitalnih dokumenata mogu koristiti postojeće planove, kao što su: Plan pripravnosti, Ratna sistematizacija, Pravilnik o zaštiti od požara, Operativni planovi akcije gašenja, evakuacije i spašavanja i si. Za privredne organizacije vitalni su oni dokumenti koji omogućuju opstanak poslovanja. Kod vladinih dokumenata vitalni su ne samo oni dokumenti koji omogućuju opstanak vlade, već i njenu sposobnost upravljanja zemljom. Za dokumente pohranjene u arhivu vrijede ista pravila kao i za dokumente drugih organizacija. Javni arhivi pohranjuju državne dokumente te treba razmotriti zaštitu dokumenata neophodnih za obavljanje vitalnih djelatnosti i funkcija države i društva, utemeljenje pravnog statusa države te zaštitu prava države i njenih građana, kao što su, na primjer, matične knjige rođenih, vjenčanih i umrlih, zemljišne knjige ili zaključci državnih sabora. Hrvatski arhivi imaju dosta znanja o zaštiti cjelokupnog, stoga i vi52