ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 53

Ž. Heđbeli, Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 47-54 talnog gradiva, zbog iskustva koje su stekli u Domovinskom ratu. UNESCO, Međunarodni odbor plavog štita i Međunarodno arhivsko vijeće pokrenuli su donošenje uputa za zaštitu arhivskog gradiva u slučaju oružanih sukoba ili drugih nesreća. Međunarodno arhivsko vijeće je osnovalo odgovarajuću Projektnu grupu koja je, upravo zbog njenih ratnih iskustava, odabrala Hrvatsku kao zemlju-primjer kako zaštititi arhivsko gradivo u slučaju oružanih sukoba ili drugih nesreća. Program zaštite vitalnih dokumenata nije luksuz već nužnost. Organizacije se ponašaju kao i ljudi, ne vjerujući da će se nesreća desiti upravo njima, stoje veoma ljudski i teško za prevladati. Zaštita vitalnih dokumenata ne donosi zaradu ili uštede organizacijama te se one sporo odlučuju na stvaranje odgovarajućeg programa i time se dovode u veliku opasnost. Požar ne zahvati sva poduzeća i ona ne izgore do temelja, ali je svejedno svaka organizacija osigurana protiv požara. Isto kao kod požara, koji jc jedna od nesreća koje treba obuhvatiti programom zaštite vitalnih dokumenata, mnogo se može postići preventivom i dobrim planiranjem. U preventivne mjere spadaju zabrana pušenja, skladištenje papira dalje od izvora topline, pohrana opasnih tekućina na sigurnim mjestima, vatrodojavni sustavi, vatrogasni aparati, detektori za vodu, uporaba infracrvenih skenera za pregled električnih instalacija, redoviti pregledi svih instalacija, redoviti popravci manjih kvarova, identifikacijske kartice za uposlenike, ograničenje kretanja posjetitelja i vježbe za slučaj opasnosti. Program treba predvidjeti najgore moguće nesreće ili njihove kombinacije, kako bi se povećale mogućnosti organizacije za oporavak. Programom treba obuhvatiti i razdoblje nakon nesreće, kad je najosnovnija zadaća spriječiti daljnje oštećivanje dokumenata. Za zaključak ću ponoviti, da su vitalni dokumenti oni dokumenti koji sadrže informacije potrebne za ponovno utemeljenje ili nastavak djelovanje organizacije u slučaju nesreće. Ti dokumenti sadrže jedinstvene i nezamjenjive informacije nužne za ponovno stvaranje pravnog i financijskog položaja organizacije te štite prava organizacije, uposlenika, klijenata, vlasnika i drugih tijela koja su stvorila organizaciju. Vitalni dokumenti su dokumenti čija je obavijesna vrijednost tako velika, a posljedice gubitka tako teške, daje posebna zaštita opravdana u svrhu smanjenja opasnosti od njihova gubitka. Najhitniji cilj programa zaštite vitalnih dokumenata je opstanak organizacije, a što se brže organizacija oporavi nakon nesreće, manji su gubici novca, vremena i ugleda. Literatura: 1. Robek, Brown, Stephens, Information and Records Management, Document-based information systems, Blencoe/McGraw Hill, 4. izdanje, 1996, 68-93, 229, 440. 2. CEU Summer University, Budimpešta, Tečaj o arhivskom poslovanju s modernim gradivom, srpanj 1997, materijali s predavanja Margaret Crockett. 53