ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)
Strana - 51
Ž. Heđbeli, Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 47-54 bunkeri. Kompanije za zaštitu vitalnih dokumenata nude i trezore, izrađene prema potrebama kupca, za pohranu mikrofilmova, magnetskih traka, sredstava za prijenos elektroničkih dokumenata, kao i centre za smještaj dokumenata u slučaju potrebe. Elektronički zapisi, kojih ima sve više i više, čine poseban dio vitalnih dokumenata. Elektronički zapisi ugroženi su i ljudskim i tehničkim čimbenicima, kao što su zlonamjerna izmjena zapisa ili kompjutorski virusi. Najuobičajenija zaštita je korištenje lozinke koja neovlaštenim osobama onemogućuje uporabu podataka, te posebni zaštitni postupci koji sprečavaju kontaminaciju vitalnog gradiva virusima. Najvažnija akcija zaštite elektroničkih zapisa je regularno i često sigurnosno kopiranje. Može se kopirati: - čitav sustav - što znači sve datoteke i softver ili - dijelovi sustava - datoteke koje su kreirane, promijenjene ili ažurirane od zadnjeg kopiranja. Zapisi ili kopije mogu se elektroničkim putem prenijeti u spremišni centar van organizacije, gdje se spremaju na hard disk ili traku ili se u sigurni prostor šalje fizički medij s vitalnim dokumentima. Opće je pravilo daje sofisticirana tehnologija teža za korištenje u slučaju nepogoda, stoga program vitalnih dokumenata mora osigurati dostupnost neophodne opreme u takvom slučaju. Nužno je da program vitalnih dokumenata prati promjene u informatičkoj tehnologiji organizacije. Nije dovoljno samo spremiti datoteke, već u slučaju nesreće treba osigurati adekvatan hardver, softver, operativne sustave i dokumentaciju. Također, posebnu pažnju treba posvetiti uvjetima pohrane, jer elektronički mediji zahtijevaju drugačije uvjete spremanja od konvencionalnih (temperatura 10- 15°C i relativna vlažnost 80-85%), pa ih je stoga najbolje spremati odvojeno. Za rad s elektroničkim zapisima organizacija treba, za slučaj nesreće, osigurati: - hot side - prostor koji je djelatni duplikat svih sustava i opreme organizacije ili - cold side - prostor s osiguranim vezama, potrebnim priključcima i kondicioniranim zrakom, mjesto gdje se na kompatibilnoj opremi vitalni zapisi mogu koristiti i obrađivati. Arhivisti i uredski djelatnici su, zbog svojih stručnih znanja i iskustva, u najboljem položaju da identificiraju i upravljaju vitalnim dokumentima. Oni najbolje razumiju prirodu i važnost vitalnih dokumenata, njihov odnos s drugim izvorima informacija te vezu s različitim funkcijama organizacije. Stoga su oni ključni članovi tima za sprečavanje nesreća i trebaju biti odgovorni za program zaštite vitalnih dokumenata. 51
